従業員だけでなく、企業の人事部や管理職の悩みの種である残業。
現場の残業時間の上限超過は管理職の責任と言われたり、残業が積み重なってしまったがゆえに体調を崩してしまう従業員が出てしまったりと、残業に関する問題は後を絶ちません。また、在宅勤務/テレワークが進んだ結果、より従業員の労働状況を把握することが難しくなり、頭を抱えている管理職・人事部の方も多いのではないでしょうか。
残業を抑制する方法としては、仕事を効率化する、仕事量を調整する、という仕事自体の調整が挙げられますが、こまめに労働/残業時間を管理し、可視化していくことも非常に重要です。
そこで本記事では、各企業の事例をもとに、どのように労働時間/残業時間を見える化しているのか、残業が積み重なっている従業員に対してはどのように通知をし、上限超過を防いでいるのかについて、課題も併せてご紹介します。
目次
企業の労働時間/残業時間管理における課題
大手企業においては、何かしらの勤怠管理システム/ツールを利用して労働時間や残業時間の管理をしていることが一般的です。
しかしながら、
「月末にならないと残業時間が積み上がっていることがわからない」
「日々の勤務実績を入力するよう通知やアナウンスをしても、なかなか入力してもらえない」
「通知を多くした結果、最初は効果があったものの、段々と形骸化してきている」
といったように、労働時間や残業時間の管理に悩んでいる企業も少なくないようです。
現場で忙しくしている社員に対してどのような方法でアナウンスをし、労働/残業時間の管理をするとよいのか、課題を抱えている企業が多いのではないでしょうか。
労働時間/残業時間管理の事例
課題を持ちつつも残業時間の抑制や労働時間の管理を比較的行うことができている企業ではどういった取り組みが行われているのでしょうか。
実際の労働時間・残業時間の管理事例をカテゴリごとに見ていきましょう。
①残業時間管理（超過防止）について
金融業A社
「各従業員が自分の勤務実績を閲覧可能、また、残業時間や総労働時間についても、自分の勤務実績を入力する画面で表示」
A社では、各部門の管理職層は配下の従業員の労働時間を一覧で見ることが可能です。ただ、すべての従業員の労働状況を把握しきることは難しいため、従業員自らが自分の労働時間や残業時間の意識づけをしてほしいという思いがあり、各従業員がそれぞれ自分の勤務実績や残業時間を、自分の勤務実績を入力する画面で確認できるようにしています。
また、一定時間を超えて労働している従業員については、本人と上長に対して、勤怠に関する作業の入り口となる各個人のWEB画面上に、勤務調整のアラートや36協定の延長申請等を促す通知を掲載して知らせたり、同様の内容をメールで通知したりすることで制御をかけています。
化学業B社
「毎週月曜日に日次提出できていない従業員および、残業時間が超過している従業員に対して通知」
B社では前週一週間の中で勤務実績の日次提出ができていない従業員に自動配信メールで通知を行っています。同時に、残業時間が40時間・60時間を超えている場合にも通知を行い、勤務実績の入力画面においてもエラーを出すという方法を取っています。残業時間が超えている場合は日次提出ができないようにしているため、延長申請を出させることで提出することが可能です。今後は45時間超と特別条項の80時間超の2段階で延長申請を設け、45時間超の回数も管理、さらに年間720時間の上限管理も徹底して行っていく予定です。
②残業の申請方法について
残業をするにあたっては、事前申告をさせている企業、事前申告事後申告どちらもさせている企業、事後申告のみの企業、そもそも申告や申請をさせていない企業等、運用方法やルールは様々です。どのような方法で申告をさせているのか、具体的に見ていきましょう。
機械業C社
「残業時間の申請は事後申請のみ」
残業を事前申請制にすると、たとえば「2時間で申請したものの実際は3時間になってしまった」という際に修正が手間となります。そのため、勤務実績入力画面で一時保存しておき、上長が後から確認するというスタイルをとり、残業の理由も一緒に入力してもらっています。
製造業D社
「残業時間の申請は事前申告と事後申告の両方を実施」
D社では事前申告として申請ではなく、勤務実績の入力画面でプルダウンやチェックボックス等で残業の有無や時間を入力させ、事後は勤務実績の入力画面に直接入力させています。申告時間と15分以上乖離があると実績が入力できないように制御もかけています。
金融業A社
「残業時間の申請は事前申告のみ」
A社では、基本的に事前申告のみさせる方法を取っています。「1時間の残業予定が2時間になる」といったように、事前申告と実働時間にずれがあったとしても各営業所の長に管理を任せています。
そのため、事前申告が通っていれば、実際は30分でも2時間でも入力ができる状態にはなっているのが実情です。ただし、申請に加えて、パソコンのログも客観的情報として表示させています。
③日次の勤務実績入力促進について
残業時間の管理以前に必要不可欠な情報となる、日々の勤務実績入力。しかし、課題にもあった通り、各従業員に日々の勤務実績を入力させることは容易ではありません。
日次の勤務実績入力をスムーズに進めるためにはどうすればよいのか。
各企業の事例を見ていきましょう。
機械業F社
「トップダウンで習慣化」
日々の勤怠については翌朝までに必ず入力して上司に必ず承認させるよう、文化を根付かせています。開発職が多いものの、上層部が勤怠管理を徹底することで、習慣化しています。
化学業B社
「通知とモバイル入力で入力のハードルを下げる」
前週分で日次提出ができていない従業員には、週明けの朝9時半にメールを飛ばして通知。モバイル端末を貸与しているため、モバイル打刻もモバイルからの日次提出もできるようにしています。少なからず、モバイル入力が入力率向上に寄与していると言えるでしょう。
また、日次入力をさせないしくみづくりを行っているという企業もありました。
フレックス勤務制、裁量労働制を取っている企業には参考になる点もあるのではないでしょうか。
保険業G社
「日次入力をさせず、客観打刻を正に」
G社では、日次の勤務実績入力状況を管理していません。前日のPCを立ち上げた時間/シャットダウンをした時間がログとして記録され、その情報が翌朝には一時保存状態で上がってくるため、修正がなければそのままPCログの情報を勤務実績として日次提出できるしくみです。
ただ、月次提出時に日次実績を提出していないと月次作業ができないため、提出をするよう案内はしています。
フレックス勤務については、事前に勤務実績入力画面にフレックスの標準時間が入っており、そこへPCのログオン・ログオフ時間が勤務時間として入ってくるようになっています。それが実労働時間として反映されるというわけです。そのため、日々の実績はきちんと入力されており、フレックス勤務者の精算時間は日々見ることが可能です。
また、PCログオン・ログオフの記録とあわせて、入退館の記録も取っていましたが、最近は在宅勤務/テレワークが多いため、PCログオン・ログオフの時刻を正として見ています。これらの時刻は勤務実績の業務開始と終了時間にセットされるようになっています。
勤怠情報可視化のまとめとこれからの展望
いかがでしたでしょうか。
各企業、業種業態によって管理方法は様々であり、
「開発は日次入力をしっかりしてくれるが営業は会社にいないことが多いのでなかなか入力してくれない」
「従業員によって入力度合いに差がある」
「現場の変形労働時間制にはまだ対応ができていない」
等、残業時間管理の取り組みが進んでいる企業でも、全体をカバーできている企業はまだまだ少ないようでした。
企業全体としてうまくいっているというところは少ないものの、
・通知をこまめに行う、トップダウンで勤務実績の入力を根付かせる
・客観的な勤務実績情報を活用し、日次入力の負荷を軽減する
・システムの見やすさや利便性の向上を推し進める
等の方法を取ることで、できる限り残業を抑制し、労働時間の適切な管理を実現しているようです。
今回は、残業時間をはじめとする勤怠情報の可視化について、様々な企業の声をご紹介しました。
現在利用中の勤怠システムで実現できることがあれば、ぜひ今後の勤怠管理に活かしていただけますと幸いです。
