通勤手当は福利厚生の一種であり、企業が従業員に対して支給する交通費のことを指します。
昨今では、在宅勤務/テレワークの定着に伴って通勤手当に対する考え方も変化しています。そのため、制度面の見直しだけでなくシステムの機能追加等、これまでと異なる対応が求められることもあるのではないでしょうか。
本記事では、通勤手当の基本からそれぞれの通勤手段ごとの支給方法、働き方の変化を踏まえた通勤手当制度を考える際のポイントまでをご紹介します。
目次
ー通勤手当とは
ー通勤手当は課税対象？非課税？
ー通勤手当の社会保険上の扱い
ー通勤手当が支給されるまでの流れ
ー通勤手当の計算方法
ー通勤手当制度の現状
ー通勤手当制度を設計・運用する際のポイント
通勤手当とは
通勤手当とは、企業が従業員に対して、自宅から勤務先間の交通費を支給する福利厚生の一種です。
非常に一般化していますが、あくまで福利厚生であるため必ず支給しなければならないものではありません。賃金規定に「自宅から勤務先までの道のり距離が2.0km未満の場合は支給しない」と定めている企業もあります。
通勤手当は課税対象？非課税？
所得税法上、通勤手当は一定条件を満たした場合に非課税扱いが認められています。
電車・バスを利用する場合
電車やバスの場合、最も経済的かつ合理的な経路・方法で通勤した場合の金額に対し、15万円が非課税限度額となります。（※1）
マイカー・バイク・自転車を利用する場合
マイカーやバイク、自転車で通勤している場合は、片道の通勤距離（※2）に応じて1か月あたりの非課税限度額が定められています。そのため、非課税限度額を超えて支給する場合は、超過部分の金額が給与として課税されます。
ただし、電車やバスだけでなく、マイカーや自転車等もあわせて通勤している場合の非課税限度額は一律で15万円ではありません。これは「事業所付近まで自動車で行き、1駅だけ電車に乗ることで非課税限度額は15万円になる」とならないためです。
有料道路や駐車場・駐輪場を利用する場合
駐車場・駐輪場・高速道路の料金に対しての通勤手当は、一般的には全額課税対象になります。
ただし、有料道路を利用する料金に対して通勤手当を支給する際は、「湾岸道路や橋等どうしてもそこを通らなければ通勤できない」場合のみ、電車・バスと同じ公共交通機関とみなされます。
時間短縮のための利用は、高速道路と同じく全額課税対象になります。
※1：国税庁「電車・バス通勤者の通勤手当」
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2582.htm
※2：国税庁「マイカー・自転車通勤者の通勤手当」
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2585.htm
通勤手当の社会保険上の扱い
社会保険・労働保険上は他の手当と同様に報酬・賃金の扱いとなります。
特に、定期代やガソリン代を複数月分まとめて支給している場合は、社会保険の定時決定・随時改定時の固定賃金を1か月平均として計上する必要があるため注意が必要です。
なお、片道運賃やガソリン代を出勤した日数に応じて支給している場合は毎月支給額が変わる可能性があるため、日額支給額を固定的賃金とみなしてよいです。
通勤手当が支給されるまでの流れ
では、通勤手当はどのようにして従業員に支給されるのでしょうか。
第1ステップとしては、従業員が入社時もしくは通勤経路の変更時に申請を実施します。次に、第2ステップとして上長もしくは人事担当者が申請内容のチェックをして承認します。
チェックにおいて最も重要な観点は「経済的・合理的な経路であるか」です。
これは、電車・バスといった公共交通機関を利用する場合、所得税法の通達で「非課税となる限度額は、通勤のための運賃・時間・距離等の事情に照らして、最も経済的かつ合理的な経路及び方法で通勤した場合の通勤定期券などの金額」と定められているためです。
自動車や二輪車等の交通用具に関しては通達上の記載はありません。しかし、一般的には道のり距離に応じて支給される規定になっていることもあり、同様に「経済的かつ合理的な経路」を通って通勤することが望ましいです。
上記の理由から、実業務としては地域の通勤経路を知っている上長や地域人事がチェックを実施しているケースも多いです。
通勤手当の計算方法
通勤手当は、前項の第2ステップで承認された経路を元に、規定に照らし合わせて計算を実施して支給します。
1．電車・バス等の公共交通機関を利用する場合の計算方法
正社員や契約社員等、複数月に渡って月20日程度出勤する場合は、最長期間の定期代を支給することがほとんどです。
公共交通機関利用に対する支給額に関しては、従業員が通勤にかける費用に対して企業が所得税法や自社の規定に則って同額に近い手当を支給します。そのため、「〇〇円を支給することが多い」という、いわゆる相場はありません。
他方、コスト意識の観点から支給の限度額を定める企業もあります。限度額を定める場合は公務員規定にある「月あたり55,000円。新幹線など有料特急を利用する場合は2万円（合計75,000円）」を参考に、「月あたり50,000円」程度を支給限度額にすることが多いようです。
定期代は6ヶ月定期のケースが多いですが、3ヶ月や1ヶ月の定期券のみを発行している交通機関もあります。支給については、発行されている定期券の期間ごととする企業や、「3ヶ月定期代×2」のようにまとめて6ヶ月分を支給する企業等さまざまです。
ただし、バスの場合は必ずしも定期代の方が安いとは限らないため、往復日額×出勤日数（*）を計算して支給している企業もあります。
パート・アルバイト等、月勤務日数が少ない職種における通勤手当は、往復日額×出勤日数の金額を計算して毎月支給します。
（*）ここでは「出勤日数」と記載していますが、電車定期券は先払いなのに対してバス代が出勤実態に応じた後払いになると業務が煩雑になります。そのため、「毎月固定で19日分」「一般的なカレンダーの平日の日数」「会社で定めるカレンダーの日数」など予定日数を定めて支給することがほとんどです。
2．自動車・バイク等の交通用具を利用する場合の計算方法
自動車やバイクの通勤手当の相場は、「片道距離×2×ガソリン代÷燃費×出勤日数」で計算した金額を毎月払う企業が多いです。
また、交通用具の場合は非課税限度額の基準が公共交通機関と異なります。そのため、所得税法で定める非課税限度額の表（※2）に応じた距離の範囲ごとに金額表を定めて支給する企業もあります。
ただし、非課税限度額いっぱいまで支給することは少なく、金額表を作成する場合も根拠として「片道距離×2×ガソリン代÷燃費」で日額を、「片道距離×2×ガソリン代÷燃費×月平均日数」(*)で月額を計算して規定にしています。
(*)金額表は「10㎞以上15㎞未満:〇円」の形式になっていますが、上記の計算のもとになる「片道距離」の定め方は企業によって様々です。コスト削減の観点から下限の距離を元にすることが多いようです
バイクについては、ガソリン代の市況変動に応じて支給額を見直すにあたり、次の①～③のように規定に明文化している企業も多いです。
①「毎年4月利用分から反映する」「毎年4月利用分・10月利用分から反映する」
②「市況価格が規定に定める金額から上下20%以上変動した場合に改定する」
③「毎月改定する」
変動を判断する根拠としては、エネルギー庁から毎月公表される都道府県ごとの表を参考にしているようです。
3．自転車を利用する場合の計算方法
昨今では健康志向の高まりを受け自転車通勤を認める会社も増えてきており、何キロからが支給の対象になるのか気になる方も多いのではないでしょうか。
自転車を利用する場合は2.0㎞以上の場合に支給され、相場は一律2,000円程度が多いようです。
また、自転車を利用するに伴って発生する駐輪場代は、通勤手当として支給する企業は少ないです。
これは「自転車は所得税法上交通用具にあたり距離によっては非課税になるが、駐輪場代は慣習上全額課税となる」という背景があり、自転車代は実質的には駐輪場代として支給している状況に近いためです。
（※2）国税庁：No.2585 マイカー・自転車通勤者の通勤手当
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2585.htm
通勤手当制度の現状
多くの企業で、在宅勤務/テレワークの定着に合わせて通勤手当を定期代支給から実費支給へ切り替える検討が進められています。
一方、鉄道事業者側も対抗措置として時間帯別運賃の導入を検討しており、今後各社で継続的な制度検討が行われる可能性が高いでしょう。
ただ、実費支給への切り替えは不定形チェックが多いため運用面で負荷が高く、他社事例を生かした業務改善が求められています。そのため、現実的には制度面の解決やシステムの機能追加等、別のアプローチも求められるでしょう。
通勤手当制度を設計・運用する際のポイント
では、通勤手当の制度を設計し、運用を進めていく際には、どのような点を考慮するとよいでしょうか。ここでは、重要となる以下の5点をご紹介します。
①通勤に対する「手当」なのか「実費」なのかを明確にする
②制度はシンプルにする
③制度内にあいまいな規定を極力残さない
④通勤手当の条件や計算方法を定義する
⑤定期代の支給タイミングはメリット・デメリットを考慮して決定する
①通勤に対する「手当」なのか「実費」なのかを明確にする
制度や運用を検討する際は、自社の通勤手当が「手当」なのか「実費」なのか、を明確にし、どちらの場合も経済的かつ合理的な経路のみを認めること(*)が重要です。
これにより下記の2点が変わるため、通勤手当業務への労力も大きく変わることになります。
・申請された経路をチェックするか、チェックをするならどのようなチェックを行うか
・従業員が希望する経路への対応可否や対応する場合の範囲
「手当」と考える場合は、「最安経路のみ」または「最速経路のみ」で一本化するのが最善だと考えます。
また、「実費」と考える場合は、「最安経路から15%増しで20分以上短縮できる場合は希望の経路を認める」のように何らかの基準を明文化しておくことが重要です。これは、「手当」で一定の幅を持たせる場合も同様です。
なお、障がいを持っている従業員や、乗車料金の高い鉄道を利用する地域に住む従業員がチェックに引っかかる場合、別の申請手段を設けるとよいでしょう。
(*)システムを利用して規定に該当する経路を従業員が選択するように制御し、（規定に合っているため）チェックをしない企業もあります。
②制度はシンプルにする
制度をシンプルで明確なものとすることは、制度設計における大前提です。通勤手当においては、下記のような複雑なケースが発生しがちです。
・自宅付近や勤務先の地域に応じて交通手段で特例を認める
・ガソリン価格を毎月改定する
・都道府県ごとにガソリン単価を設定する
なるべく特殊な制度は避けて、全社統一で同一の制度とすることで問い合わせを減らすことや運用コストを下げることができます。
③制度内にあいまいな規定を極力残さない
「通勤手当は実費を支給する」という規定をよく見かけます。しかし『実費』と明記してあると、どんな経路でもすべての費用が手当として支給されるという誤解を招く可能性があります。
そのため、「最安経路または最速経路で通勤するものとして支給する」といったように、明文化しておくとよいでしょう。
また、給与明細において『非課税支給額』の欄に通勤手当を記載することが一般的なため、通勤手当に関する所得税法上の制限を認識していない従業員も多いと思われます。
このため、規定に「所得税法に則り『経済的かつ合理的な経路のみを認める』」といった記載があるとよいでしょう。
④通勤手当の条件や計算方法を定義する
下記のような通勤手当に関する条件は、事前に明確に定義することが重要です。一般的に利用される経路の決定条件を明確にしておくことは、従業員からの不要な問い合わせ削減に繋がります。
1.通勤手当の支給対象となる距離の基準：「直線距離」or「道なり距離」
2.最寄り駅までの距離の計算方法：「直線距離」or「道なり距離」
3.最安経路よりも所要時間が短い経路があった場合の許容率
4.最寄り駅とみなす範囲
1.通勤手当の支給対象となる距離の基準：「直線距離」or「道なり距離」
最寄り駅までは実際に歩いた場合の労力や時間を省くための支給となるため、道なり距離で測ることが多いです。
たとえば、最寄り駅までのバス利用の必要性の証明や交通用具利用の申請の際には、道のり距離をGoogleMapで計測した画像を提出させることが多いです。
2.最寄り駅までの距離の計算方法：「直線距離」or「道なり距離」
徒歩通勤が可能な場合は、通勤手当が支給されません。そのため、「自宅から勤務先事業所まで〇km以上であれば通勤手当を支給する」といった規定がよくあります。マピオンを利用した直線距離で判定することが多いです。
ただし、川や大工場があると直線距離と道なりが大きく異なる場合があります。そのため、基準となる距離には地域性への考慮が必要です。
3.最安経路よりも所要時間が短い経路があった場合の許容率
一定の範囲で通勤経路の許容範囲を定めることで、乗り換え回数が減ったり通勤ストレスの緩和になったりと、総合的なメリットを得ることができます。
たとえば、「最安経路から20%増し以内の料金で15分以上の短縮が認められる範囲の経路に対して同額の金額を支給する」のように定めるとよいでしょう。
「最安経路のみ」とするよりコストは増えますが、通勤手当は福利厚生の一環であるため従業員側のメリットを考慮して定める企業もあります。
4.最寄り駅とみなす範囲
自宅や事業所周辺に複数の駅がある場合、どの駅を利用するかによって通勤経路が大きく変わり、料金も異なります。そのため、自宅側の最寄り駅と事業所側の最寄り駅、それぞれについて基準を設けておくとよいでしょう。
最寄り駅に関しては「ひと駅ルール」を設けることもあります。
たとえば、神田駅と三越前駅という非常に近い2つの駅付近に事業所がある場合で考えると、「JRで神田駅まで行き、東京メトロ銀座線にひと駅乗って三越前で降りる経路は認めない（2つの交通会社を利用するので高額になる）」とします。
また、同一路線でも乗車距離が長いと料金が高くなるため、「2つの駅の間に事業所がある場合はできるだけ乗車距離が短くなる駅までを支給する」ルールを設ける企業もあります。
⑤定期代の支給タイミングはメリット・デメリットを考慮して決定する
多くの従業員が利用する定期券代を支給する際は、「一斉支給」と「都度支給」という2つの運用方法が考えられます。
まず、一斉支給とは、6ヶ月定期代や3ヶ月定期代等、複数月に渡る定期代に対して支給のタイミングをそろえて支給する運用です。3ヶ月定期までしか発行されない交通会社の場合は、3ヶ月定期代の2倍を一度で支給します。
一斉支給期間に変更があった場合は、「3ヶ月定期代＋1ヶ月定期代＋平日分の往復日額」のように調整を行い、次の一斉支給期間からは6ヶ月分をまとめて支給します。
この運用を取り入れると通勤手当業務がほぼ半年に一度に集約されます。そのため、短期間で業務に集中でき、人事部の事務効率が向上するでしょう。また、従業員にとっても、通勤に必要な金額を先に入手できるメリットがあります。
ただし、3ヶ月の定期代までしか発行されない経路に対して6ヶ月分を支給するため、問い合わせやトラブルが発生することもあります。
・通勤手当を支給されていない（実際は数か月前に支給済み）
・お金が足りず通勤できない（支給された通勤費を別の用途に使ってしまったため）
一方で、都度支給の場合は利用のタイミングに合わせた支給が可能です。
しかし、従業員によって通勤経路申請のタイミングが異なるので、毎月のように通勤経路の妥当性チェックや支給額の正誤確認等の通勤手当業務が発生します。大手企業の場合は専任の交通費担当を置くことになるでしょう。
よりよい制度設計を見据えてまずは通勤手当のしくみや計算方法の理解を
通勤手当は、福利厚生制度とはいえ非常に一般的なものです。ほとんどが非課税限度額以内の支給のため意識することは少ないですが、支給の前提には所得税法による「経済的かつ合理的な経路」の制限があります。
そのため、通勤手当業務は公共交通機関を利用する場合の乗降車駅や途中経路の承認、ガソリン代の変化に応じた支給等、通常ありうる内容でも非常に複雑で労力がかかります。ここでは、通勤手当支給にかかわるシステムで対応可能な規定かどうかもポイントとなるでしょう。
ご自身の企業の通勤手当制度や業務の見直し、あるいは従業員の立場として自社の通勤手当制度の理解に役立てれば幸いです。
