2020年4月以来の緊急事態宣言が発令され、政府は前回の発令時と同じく「テレワークによる出勤者数7割減」を要請しています。以前と比較し、直近では在宅勤務/テレワークの実施率が低下している、との調査結果もあるなかで、2021年も引き続き働き方の見直しが強く迫られることでしょう。
人事部門・システム部門の皆様においては、コロナ対策として在宅勤務/テレワークや時差出勤の導入、特別手当の支給、特別休暇の付与等、勤務制度や社内制度の整備に取り組まれてきたことと思います。
本記事では、在宅勤務/テレワーク時代における勤怠管理の課題や勤怠管理をシステムで効率化する方法について解説していきます。
目次
ー勤怠管理とは
ー在宅勤務/テレワーク時代における勤怠管理の課題
ー在宅勤務/テレワークで勤怠管理をシステムで効率化するためには
ーCOMPANY勤怠管理システムの特長
ーいつの時代も勤怠管理を手間なくかつ適切に行うために
勤怠管理とは
勤怠管理業務に求められる内容は時代とともに変化しています。
そもそも勤怠管理（英語：Attendance Management）とは、企業や事業所等で、使用者が従業員の就業状況を正しく把握することを指します。具体的には、タイムカードやタブレット、パソコン等を用いて打刻し、勤務時間や残業時間、有給休暇の取得状況等を勤怠管理システム、もしくはアプリやエクセルなどのツール等で記録し、管理を行うものです。
働き方改革関連法の制定や、このたびの新型コロナウイルスに関する対応のため、多くの企業で柔軟な勤務形態の導入・検討が行われてきたのではないでしょうか。
最近は無料で使える勤怠管理のアプリも出てきているため、より選択の幅が広がっていることと思います。しかし、大企業においては無料のアプリだけでまかなえるほど業務は単純ではないでしょう。
では、どのように在宅勤務/テレワーク下での勤怠管理を適切に行えばよいのでしょうか。
在宅勤務/テレワーク時代における勤怠管理の課題
在宅勤務/テレワーク時代における勤怠管理の課題としてよくお伺いする例に、以下が挙げられます。
①オフィスで勤務していた時と比較して日々の勤務状況が見えにくい
オフィスでは同じ空間にいるめ、誰が何をしているのかがすぐにわかりましたが、在宅勤務/テレワークになるとひとりひとりの勤務状況が見えづらくなります。そのため上司や人事からすると、従業員が本当に働いているのかを不安に思うことが多いようです。
②在宅勤務/テレワークを実施した日数の管理が難しい
日々の打刻はシステムでできても、在宅勤務/テレワークだったのか出社だったのかの情報収集について、まだシステム対応ができていない、という声もお聞きします。結局別でエクセルやスプレッドシート等で管理しているがゆえに、各従業員の在宅勤務/テレワーク日数の集計は手作業になっているケースが多いようです。
③在宅勤務/テレワーク率の算出や各種手当の支給が手作業になっており面倒
②と関連しますが、在宅勤務/テレワークの日数がシステムで管理できないと、全社、もしくは各部門における在宅勤務/テレワーク率を算出するのにも、都度手で計算をする必要があり、手間がかかります。また、在宅勤務/テレワークの普及に伴って通勤手当を出勤日数に応じて実費支給化したり、在宅勤務手当を出したりしている企業は、特にこの作業に手間がかかっているようです。
上記の課題に対しては、勤怠管理システムをうまく活用することで、在宅勤務/テレワークでの勤怠管理業務を効率化することが可能です。
在宅勤務/テレワークで勤怠管理をシステムで効率化するためには
在宅勤務/テレワーク日数の集計を簡単に
こちらは月次の勤務実績入力画面の一例です。
この画面では、実績入力画面に表示する項目を柔軟に設定できるようになっています。そのため、「在宅／出社」の区分を入力する項目を追加するだけで、従業員から当日の勤務情報を集めることが可能です。
自社の在宅勤務/テレワーク率把握のためにも、まずは在宅勤務/テレワークなのか、出社なのかを入力できる区分を設けて、実績値を取得することが必要です。
また、出勤日に応じて通勤手当の実費支給を行っている場合には、在宅勤務か出社かの実績値を瞬時に取得できることによって、より手当額の計算を楽にできるようになります。
部下の遅刻や残業などの勤務状況をリアルタイムに表示可能
また、上長が勤怠管理システムにログインした際に、部下の勤務時間や残業時間等が表示されるようなポータル画面や、こちらの記事で紹介している「最新の勤務状況を直感的に把握できる」勤怠管理のダッシュボード機能があると、部下の出勤状況を一覧でチェックすることが可能です。
当日の出勤状況をリアルタイムに表示できるので、在宅勤務/テレワークであっても、予定通り勤務を開始しているかの確認に利用することができます。
在宅勤務/テレワークならではの、分断勤務/複数回の休憩にもシステムで対応
在宅勤務/テレワークの普及に付随した、より柔軟な働き方のひとつとして、業務と業務の間に休憩を認める分断勤務を取り入れる企業もあります。
そうした場合には上の画面のように、勤務実績を入力する際に複数回取得した休憩時間を入力させることができると、所定内休憩や不就労時間（勤務時間対象外）の把握が可能になります。これによって、正確な勤怠実績の把握および給与計算のためのデータ取得ができるようになります。
パソコンからだけでなくスマートフォンでの入力・申請・承認に対応していると、従業員の利便性向上にも役立てることが可能です。
COMPANY勤怠管理システムの特長
本日ご紹介した解決策は、いずれもCOMPANYの勤怠管理システムに備わっている標準機能をご利用いただくことで実現可能です。
当社製品COMPANYはこれまで、
「大手企業で必要とされる多種多様な業務要件や商習慣を汎用化し、標準機能として開発する」
というコンセプトを掲げて開発をしてきました。
もちろん勤怠管理システムにおいても、フレックスタイム制や裁量労働制、変形労働制や勤務間インターバル制度等、様々な勤務形態に標準機能で対応できるシステムとして機能開発を続けてきています。
いつの時代も勤怠管理を手間なくかつ適切に行うために
変化の激しい時代、システムが制度運用の足かせにならないよう、COMPANYはこれからも豊富な標準機能でお客様の迅速な意思決定をサポートし、追加コストをいただかずに定額保守料の範囲内で標準機能の強化を行っていきます。そして、COMPANYはこれからも、大手法人の働き方改革・ITコストの見える化に貢献いたします。
本記事が皆さまの適切な労務管理・勤怠管理実現のお役に立てれば幸いです。
