社内公募とは、人材を補充したい部署が社内からの異動希望者を募るために社内募集をし、募集に対して従業員が応募できるようにするための制度の事を指します。
近年、従業員のキャリア自律を促進するための人事施策として改めて注目されています。大手企業の約半数が導入しているとされていますが、目的や運用方法は様々です。
本記事では社内公募制度について、運用やメリットやデメリット、運用上の課題への対策事例とともに整理します。
目次
ー社内公募制度とは
・自己申告制度との違い
・社内FA制度との違い
ー社内公募制度における直近の動向
ー社内公募制度のフロー
ー社内公募制度のメリット
ー社内公募制度のデメリット
ー社内公募を運用する企業の運用方法と事例
社内公募制度とは
社内公募制度とは、人材を補充したい部署が社内からの異動希望者を募るために社内募集をし、募集に対して従業員が応募できるようにするための制度です。
社内公募制度のように、従業員が自身の異動希望を表明できる他の代表的な制度には、自己申告制度、社内FA制度が挙げられます。
自己申告制度との違い
自己申告制度とは、従業員自身の業務経験や所有スキル、異動希望等、各企業が定めた申告内容を従業員が人事部に申告する制度です。従業員から申告された情報は、主に人事部や各事業部が異動案を作成する際の一つの参考情報として用いられます。
通常、企業が従業員の異動や配置を考える際は、自己申告の情報の他にも様々な情報が使われます。たとえば、部署ごとの従業員の過不足や、従業員を成長させるためにどの部署に配置するのがよいか等です。
そのため、従業員が自己申告制度の元で異動希望を提出した場合も、異動希望は一つの参考情報として活用されるため、実際に異動希望部署への異動が検討されたかどうかは従業員側からは不透明です。
一方で、社内公募制度では、人事部もしくは応募先の部署に応募し、応募情報は選考のための情報として用いられて合格・不合格といった形で結果が従業員に届きます。従業員にとって少なくとも応募結果は明らかになり、応募情報を元にした別の部署への異動は発生しません。
社内FA制度との違い
社内FA（フリー・エージェント）制度は、企業によって運用が大きく異なりますが、一般的には次の運用となります。
FAとは、自身の希望で、今後異動したい部署や経歴等を人事部に申告する制度です。現部署での勤続年数や評価結果等、事前に定められた条件を満たした従業員にFA権が付与されます。
申告された情報は希望先の部署やあらかじめ定められた部署に開示され、登録された従業員と話がしたい場合は面談を実施し、両者が合意した場合は異動が発生します。
社内公募制度との主な違いは下記の通りです。
これらの特徴から、社内公募制度は求人型、社内FA制度は求職型と表現されることもあります。
社内公募制度における直近の動向
社内公募制度の実施状況については、昨今多くの大企業が導入しています。
社内公募制度は、人材補充が必要な部署とその部署で働く積極的な意志と能力を持つ従業員のマッチングを可能にします。そのため、適材適所と従業員のキャリア自律を促進する人事制度として近年改めて注目を集めている制度です。
一方で、従業員の異動意欲を喚起する施策でもあることから、社内公募制度におけるデメリットや、実施するうえで各社が注意する点も多くあります。
以下では、社内公募制度の一般的なフロー、メリットとデメリット、実施するうえでの課題について整理します。
社内公募制度のフロー
一般的な社内公募制度におけるフローは下図の通りです。中途採用のフローと似ていますが、社内の従業員の異動であり人員が減る部署が発生するために必要な「各種調整」が必要になることが大きく異なる点です。
1.募集ポジションの収集/公開フェーズ
まず、募集ポジションの収集/公開フェーズでは、社内から異動希望者を募りたい部署が募集ポジションを人事部に申告します。
人事部は各部署から提出された募集ポジションをとりまとめ、全社に公開します。
2.従業員の応募受付
従業員の応募受付では、従業員が公開された募集ポジション、募集要件等を閲覧します。
従業員にとって、興味のある部署やポジションがあった場合は、経歴や志望動機等、採用時に提出するような情報を記載して応募します。
3.選考
選考フェーズでは、まず応募者が募集要件に合っているかどうかの面接前の審査が行われ、審査で合格した従業員は面接に進みます。
面接は募集ポジションの管理職やポジションの上長、人事部等が実施します。
4.確定
確定フェーズでは、公募を出した部署と応募した従業員の面接が一通り終わると合否が決まります。合格者、不合格者に一斉に合否の連絡がなされることが多いです。
応募した従業員の上長には合否連絡の段階で、合格した従業員の上長にのみ連絡をする運用が多く見受けられます。
5.各種調整
各種調整のフェーズでは、応募した従業員が所属している部署に発生する計画外の人員減への調整が必要です。具体的には、事前に定めていた要員計画との調整、異動が確定した従業員の仕事を引き継ぐ人の調整等が行われます。
各種調整は各社とも悩む工程であり、合否を決める確定フェーズ前に各種調整フェーズを入れ、調整が困難な場合は面接では合格しても、調整困難なため不合格とするケースも見受けられます。その場合は面接で合格となった際に応募者の上長に連絡をする運用が多いです。
社内公募制度のメリット
では、社内公募制度にはどのようなメリットがあるのでしょうか。社内公募制度に直接関係する3つの立場でのメリットについて整理します。
・公募をかける部署
・公募に応募する従業員
・人事部
公募をかける部署
他部署からの公募を実施する組織の立場では、外部採用より低コスト、低リスクでモチベーションと能力を兼ね備えた人材を補充ができることがメリットです。公募で人が集まらない場合もありますが、その場合は外部採用するしかない、と割り切ることもできるようになります。
公募に応募する従業員
応募する従業員の立場では、転職せずとも自身のキャリア希望に応じた仕事への挑戦機会を得られることで、自身のキャリア形成のための選択肢を多く持てることがメリットになります。
人事部
人事部の立場では、募集したい部署と異動したい従業員をマッチングさせ双方のメリットを満たせることがメリットです。
2022年、リクルートマネジメントソリューションズでは社内公募を実施する125社に対して、各社が社内公募制度にどのような目的をおいているかの調査*をしています。組織の立場では「人材発掘・獲得」を、従業員の立場では「キャリア自律・形成支援」「動機づけ（モチベーション向上）」を意図していることがわかりました。
出典元：リクルートマネジメントソリューションズ「個人選択型HRMに関する実態調査2022 個人選択型HRM|社内公募制度の運用実態と活用ポイント」
社内公募制度のデメリット
では社内公募制度のデメリットはどのような点でしょうか。
社内公募制度の運用方法に応じてデメリットは大きく異なるため、公募制度の運用方法を下記の条件で仮決めして整理します。
・従業員の応募状況は、応募先の部署での選考に合格した場合のみ従業員の上司に通知
・従業員が所属している部署には、公募合格による異動の拒否権なし
この2つの条件は、従業員の自律的な行動について、極力阻害しないことを意図する企業で実施される社内公募制度でよく見受けられます。
上記条件で、下記の2つの立場でのデメリットについてご紹介します。
1.公募した従業員が所属している部署
2.公募に応募した従業員
1.公募に応募した従業員が所属している部署のデメリット
応募した従業員が所属している部署におけるデメリットは2点あります。
1点目は、特にキーマンになる人材が抜けることによる元部署の計画外の損失です。
一般的に部署ごとに次の期以降の昇進・昇格予定や、チーム編成、採用人数等の要員計画を立てています。そこに従業員の意志による異動が発生することは、部署にとって予期せぬ人材損失です。
常日頃から上司が部下のキャリア相談に向き合い、誰が公募に手を上げうるか把握できていれば、予期せぬ異動を減らすことはできます。しかし、その状態を満足に築けている上司部下関係はめずらしいでしょう。
また、公募制度で合格する人は現部門でも重宝されている人材であることが多く、予期せぬ異動は異動元の部署にとっては大きなデメリットになりえます。
2点目は、残るメンバーの業務負荷増とエンゲージメント低下のリスクです。
公募で異動する従業員が抜けた後の調整がない場合、他メンバーの業務負荷が高くなることや、残るメンバーのエンゲージメント低下による生産性の低下がデメリットになります。
2.公募に応募した従業員の立場でのデメリット
公募に応募した従業員の立場でのデメリットとしては、「安易な応募」によるキャリア機会の損失が考えられます。
特にこれまでの経験の延長にあるような、より高位ポストへの応募ではなく、異業種/異領域への応募では、現行業務からの退避のための「安易な応募」も発生しえます。
一概に何が安易な応募なのか定義することは難しいですが、たとえば、上司が部下を気遣って難しい仕事を振っている中、仕事内容が不満で別の部署の仕事に興味が出ることはよく聞く話です。
上司と部下のコミュニケーションが十分だと上記リスクは減りますが、そうでない場合は、安易な応募と異動が発生することもあります。今の部署でより適した仕事環境や立場を得られる可能性を考慮すると、応募した従業員にとってキャリア機会の損失になることもあるでしょう。
他にも下記の懸念が挙げられます。
・異動後にミスマッチであることが判明する懸念
・不合格時に従業員のモチベーション低下や転職意向が高まる懸念
しかし、本記事ではこれらを公募制度のデメリットとしては取り扱いません。異動後のミスマッチは公募ではない組織都合の異動でも十分起こりえること、社内公募制度がなければそもそもモチベーションが低く、転職意向も高くなっていたことも十分に考えられるためです。
社内公募を運用する企業の運用方法と事例
各企業が社内公募を運用する際は、状況に応じて様々な工夫が行われています。下記では、上述した「社内公募のフロー」ごとに、よく挙げられる課題と各社の対応事例をまとめました。
| フェーズ | 課題 | 対策例 |
|---|---|---|
| 募集ポジションの収集と公開 | ・公募ポスト数が少ない | ・新卒、中途採用の要望がある場合は公募にかける運用とする |
| 従業員の応募受付 | ・公募への応募数が少ない ・現在の仕事からの逃避としての応募が増える |
・応募時は上長の許可を不要とする |
| 選考 | ・不合格時の従業員のモチベーションダウン | ・不合格者へのフィードバックを応募先部門が行う ・選考で合格した場合のみ上長に伝える |
| 確定、異動 | ・異動元の部署のエンゲージメント低下 | ー |
| 各種調整 | ・事前の要員計画との調整が困難 | ・公募のあとに新卒配属、ジョブローテによる要員調整を実施する ・公募前に上長への報告や承認を必要とする |
特に、各社が頭を悩ませるポイントは、応募数を増やすことと事前の要員計画との調整をスムーズにすることの両立です。実践するには下記の2つの要素が必要です。
・従業員が公募に応募する際は、上長の許可または意志表明を必須とする
・従業員のキャリア思考について上長と従業員の間で良好な意志共有ができている
当然ながら、上長が前もって部下の応募意志をわかっている方が、前もった調整が可能です。しかし、調整が困難な場合に、上長が部下の意志をないがしろにして異動意志を押さえると、事前調整は図れますが応募者数は減り、悪いケースでは転職活動をはじめるでしょう。
上長と従業員の間でキャリアに関する良好な意志共有ができている場合にはじめて、応募者数を増やすことと事前の要員計画の両立が可能です。
目的と自社の文化を考慮して適切な社内公募制度の導入を
本記事では、従業員のキャリア自律を促進するための制度として、社内公募制度に着目し情報を整理しました。
社内公募制度には様々なメリット、デメリット、推進するうえでの課題があります。
迅速な即戦力確保や従業員のキャリア自律度の向上を重視するのか、マネジメント層は部下のキャリア開発に前向きなのか否か、変えられるのか等、総合的に考えながら自社にあった制度設計をするのがよいでしょう。
