こんにちは。ソリューションコンサルタントの築地です。
本連載「『COMPANY』が支える人的資本マネジメント」では、企業の人的資本経営を支える様々な機能や、開発者へのインタビュー、お客様の活用事例等をご紹介していきます。
連載 「COMPANY」が支える人的資本マネジメント
「COMPANY」は″企業″と″はたらく人″双方の視点から課題解決を目指すシステムです。「はたらくすべての人が真価を発揮できる社会」を目指している私たちが、どのような社会課題の解決を目指しているのか、どのような思いで製品を開発しているのか、取り組みの一部を知っていただくことで「COMPANY」をもっと身近なものに感じていただけると幸いです。
さて今回は、組織・人員配置の効率化がテーマです。戦略的な人員配置を行うための課題と解決のヒント、そして人事部と各部門の組織案・異動案のやり取りを効率化する「COMPANY」機能の概要を前編と後編に分けてご紹介します。
「迅速かつ戦略的な人員配置」は企業競争力に直結
人員配置とは、経営目標達成のため、どのような組織体系を作り、従業員をどの部署やポジションに配置するか決める人的資本マネジメントのひとつです。企業の成長と持続的な競争力の維持において、組織の一部を再編し、適切な人材を効率的に配置することは非常に重要です。しかしながら、異動や組織改編のプロセスは、多くの企業にとって複雑で時間を要する課題となっています。
リクルートが実施した人事業務関与者への調査では、「人材配置の制度や従来のやり方を見直す必要性を感じていますか？」という問いに対し、「感じている」という回答が半数以上（51.1％）。一方で、「人材配置の制度や、やり方を見直すことができていますか？」という問いに対しては、「できていない」という回答が同じく半数以上（50.9％）でした。
人員配置のやり方を変える必要があると感じていても、できていない企業が多く存在しているようです。
出典：株式会社リクルート「企業の人材マネジメントに関する調査2023 人材配置・異動」
https://www.recruit.co.jp/newsroom/pressrelease/2023/0926_12639.html
また、企業の人員配置について、従業員はどのように感じているのでしょうか。WHIが人材配置に関して従業員向けに実施した調査では、「企業の意向だけでなく、自分のスキルや評価、キャリア志向が配置転換に反映されている」と感じている従業員は3割弱（26.6％）という結果でした。※
※WHIが500名以上の企業に勤める従業員（544名）に対しインターネット調査を実施。（実施期間：2024年10月15日～10月21日）「企業の意向だけでなく、自分のスキルや評価、キャリア志向が配置転換に反映されていると感じる」という設問に対し、「当てはまる」「どちらかというと当てはまる」の合計。
企業に勤める従業員からすると、配置における自身の希望・保有スキルとのミスマッチはエンゲージメント低下の一因になります。「配属ガチャ」「異動ガチャ」という言葉を見ても、人員配置は従業員一人ひとりの働き方に直結する問題といえます。
前編では、戦略的な人員配置および配置業務の効率化が企業にもたらす具体的なメリットと、その実現に向けた具体的な方法について探っていきます。また、適切なツールやプロセスを導入し、どのようにして業務プロセスを効率化できるのか解説します。
組織の柔軟性を高め、変化への迅速な対応を実現するために、ぜひ本記事をヒントとしてご活用ください。
人員配置業務における課題4つ
人員配置業務においてよくある課題は、以下の4つに大別されます。
1．データ収集と反映作業が煩雑
・各現場部門から組織案や異動案を表計算ソフトで収集し、手動で反映しており、時間と手間がかかる。部門ごとに収集した組織案・異動案を自動的にマージできず、手作業での取りまとめに工数を要する。
2．情報共有の方法に問題がある
・オンラインで組織図や配置予定をリアルタイムに共有できず、関係者が最新情報を把握しにくい。
・人事情報の公開範囲が適切に管理されておらず、情報漏洩のリスクがある。
3．質の高い配置検討ができていない
・従業員の異動希望や異動予定の把握が難しく、重要な情報を見落とす可能性がある。
・社員情報を画面上で統合的に確認しにくく、意思決定に時間を要する。
・特記事項を担当者間で共有できず、従業員に必要な配慮が行き届かない可能性がある。
4．ジョブ型人事制度に対応した柔軟なポジション管理が難しい
・組織内でジョブを加味した配置検討が行いにくく、戦略的な人材配置が進みにくい。
・ジョブディスクリプションの作成と連携が難しく、配置検討が煩雑。
組織改編や異動案を作成する際には、こうしたリスクが起こらないようにする必要があります。これらの問題に対して効率化がもたらすメリットを詳しく解説していきます。
人員配置業務の効率化が企業にもたらすメリット4つ
企業が成長し続けるためには、絶えず変化する市場環境に適応する力が求められます。その鍵となるのが、異動や組織改編業務の効率化です。このプロセスを最適化することで、企業視点だけでなく、従業員視点でも様々なメリットを享受できます。
競争力の強化
異動案作成や組織改編のスピードと精度を向上させることで、人的リソースを最も戦略的な分野へ迅速に再配置できるようになります。その結果、新たなビジネス機会を戦略的に捉え、競合他社との差別化を図れます。
組織全体の生産性とエンゲージメントの向上
様々な人事データを活用し、適材適所の人材配置を実施することによって、各従業員が自身の強みを最大限発揮できる環境を整えられます。これにより、従業員のエンゲージメントが向上し、結果として企業のパフォーマンス全体が向上します。
情報連携の強化
情報の一元管理によって、関係者間の情報伝達がスムーズに行われるようになり、全体としての組織力が強化されます。
コストの削減とリソースの再配分
プロセスを効率化し、不要な作業を減らすことで、人員配置業務にかかるコスト・リソースを削減できます。節約されたリソースを、新規プロジェクトや成長分野への再投資に役立てられます。
このように、人員配置業務の効率化への取り組みは、単に業務担当者の負荷を下げるだけでなく、企業全体へ与えるメリットも非常に多大であると言えます。
課題解決のためのポイント5つ
ここからは、人員配置業務の効率化を実現する具体的な解決策を見てみましょう。
人員配置業務のプロセスを効率化する、「COMPANY」の組織人員配置機能をご紹介します。これにより、手間のかかる業務が大幅に簡易化され、リスクを最小限に抑えるとともに、企業全体の生産性が向上します。
1.効率的なデータ収集と反映
・各現場部門からの組織案や異動案をシステム上で収集し、直接反映できるため、人事システムへの、表計算ソフトを利用した手動のデータ反映作業が不要になります。
・部門ごとに提出された情報を自動的に統合することで、手作業での取りまとめの手間を削減できます。
2.確実でスムーズな情報共有
・システム上で組織図や配置予定情報を共有し、共同編集が可能です。必要な情報をリアルタイムで共有できるため、最新の状況を関係者全員が把握できます。
・人事情報の公開範囲を制限しながらオンラインで情報を配布するため、重要な情報の漏洩リスクを軽減できます。
3.配属計画と意思決定のサポート
・ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作で組織や人材の配置ができ、配置案の作成が容易になります。
・従業員情報（役職、職種、勤続年数等）を同一画面で確認しながら、配置案を検討できるため、意思決定の質を向上させます。
4.配慮すべき事項を漏れなく共有
・従業員ごとの異動希望や予定（休職予定、異動希望等）を画面上で視覚的に確認でき、重要な情報を見落とさずに配置を検討できます。
・マークやコメント機能を活用することで、システム上で柔軟に情報を共有できます。
5.ジョブ型対応
・組織に対してポジションを設定し、「組織」「ポジション」「人材配置」を同時に検討でき、戦略的な配置が可能です。
・ジョブディスクリプションの作成と紐付けを行うことで、ポジションベースの人材配置を効率的に行えます。
これらの機能を活用することで、組織改編・人員配置業務の効率化を実現するだけでなく、企業全体の人材管理をより戦略的に行うための土台を築けます。業務プロセスの効率化が企業の競争力を大いに向上させ、未来への第一歩となることがおわかりいただけたのではないでしょうか？
後編では、機能の詳細をご紹介しながら、具体的にどのようなことができるか解説します。
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