研修管理システムとは、研修にかかわる情報を一元化し、業務をサポートするための役割を担うシステムです。
現代企業にとって、人材育成はますます重要性が増しています。しかし、人事業務の現場において、人材育成やタレントマネジメントを効果的に行えていないという悩みを持つ企業も少なくありません。
今回は、研修管理システムの機能やメリットについて解説します。
研修管理システムとは
研修管理システムとは、企業や組織が研修プログラムを効果的に計画、実施、評価するために使用するソフトウェアまたはシステムです。研修の予約やスケジュール管理、研修参加者の登録、進捗の追跡、評価やフィードバックの収集等、研修プログラム全体の管理業務を効率化することを目的として導入されます。
研修管理システムの主な機能は以下の通りです。
• 研修プログラムの作成
• 予約管理
• 研修参加者の登録・進捗管理
• 研修資料や教材の配布・提供
• eラーニング・オンライン研修・ウェビナーの実施
• 研修の評価やフィードバックの収集
• 研修結果・成果の分析とレポート作成
• 研修コスト・予算の管理
• 認定や資格の管理
研修管理システム導入のメリット
研修管理システム導入により期待されるメリットを解説します。
1.効率的な研修管理と業務負担の軽減
研修の開催日程や研修参加者の登録情報、教材の提供等の作業を一元管理できます。そのため、手作業での管理負担や情報の混乱によるミスを軽減することが可能です。
また、研修プログラムの計画、予約、スケジュール管理、実施、分析等の一連のプロセスを体系的に実施することで、効率化が進みます。
2.情報共有の促進と進行状況の可視化
研修管理システムは、管理担当者、研修参加者、関連部署に対して、研修プログラムに関する情報をリアルタイムで提供します。システムを通じて、研修参加者は自身の進捗状況や成績を確認し、管理担当者は研修の進行状況や研修参加者の評価結果を把握できます。
また、研修を開催する人事部では、研修業務に関する情報共有と意思決定プロセスの円滑化が可能です。アクセス権限の付与により情報共有に制限をかけられ、体制に合わせたセキュリティ対策ができます。
3.統合的な評価と分析
研修管理システムでは、研修に関するデータの収集・管理・分析がひとつのシステムで可能です。研修後の評価やフィードバックを分析し、教育戦略の改善や効果的なトレーニングプログラムの設計に役立てられます。
4.コスト削減と効果的な予算管理
研修のコストと費用対効果の分析により、効果的な予算配分を行うことが可能です。研修プログラムの効果測定によって効果の低いプログラムを排除していくことで、無駄なコストの削減を実現できます。
5.ユーザーエクスペリエンスの向上
研修参加者にとっての利便性（ユーザーエクスペリエンス）が向上します。前述のように、自身の研修予定や進捗状況の確認が容易となり、必要な情報や教材にもアクセスしやすくなるため、研修参加へのハードルが低くなります。学習へのモチベーション維持にも繋がるでしょう。
研修管理システム導入の注意点
研修管理システムを導入する際には、以下のような課題に注意する必要があります。
1.導入・運用コストがかかる
研修管理システムの導入には、システムの購入またはカスタマイズ、導入作業、トレーニング、サポート等のコストがかかる場合があります。
そのため、システム提供企業へのヒアリングを通し、自社業務や既存の研修制度との相性を確認するとよいでしょう。総合的なコストを鑑みたうえで費用対効果について判断することが必要です。
2.システムの選定基準の見極め
上記とも関連しますが、導入による成果を得るためには、組織のニーズや要件に適したシステムを選ぶことが重要です。
市場には様々な研修管理システムが存在し、機能や価格、利便性等が異なります。自社の要件を満たすシステムかどうかを確認し、選定する際の判断基準を設けておくとよいでしょう。
3.システム導入にはトレーニングが必要
研修管理システムの導入時には、管理者や研修参加者に向けた適切なシステム利用のトレーニングが必要です。システムを導入しても、運営側と研修参加者が使いこなせなければ有効に活用できません。
そのため、導入時点においては操作が比較的簡単なシステムであることも、大きなポイントです。
4.人事評価との整合性が求められる
研修での学習成果が人事評価に反映されない場合、従業員の不満が生じ、研修プログラムの意味が失われかねません。システムを導入するだけではなく、学習、業務での実践を踏まえて評価に繋がる体制づくりが必要です。
5.セキュリティ対策とプライバシーの保護が必須
研修管理システムは、従業員の個人情報や成績、企業の研修データを含む重要な情報を扱うため、セキュリティとプライバシーの保護が重要です。アクセス制御、データの暗号化、セキュリティポリシーの策定、定期的なセキュリティ監査等、システムのセキュリティ対策やデータの保護策を適切に実施する必要があります。
研修管理システム導入における比較ポイント
研修管理システムを選定する際に考慮すべき比較ポイントは多岐にわたりますが、主に以下の項目が挙げられます。
1.機能とカスタマイズ性
研修管理システムを導入して目的を果たすためには、組織の研修ニーズに合致した機能を提供しているシステムを選ぶことが必須です。
研修参加者管理、スケジュール管理、評価とフィードバック、レポート作成等、自社に必要な機能が備わっているかを確認する必要があります。また、日本特有の企業文化を考慮すると、自社の組織体系や独自の要件・プロセスに合わせてシステムを柔軟にカスタマイズできるかも、優先順位の高い条件となります。
2.ユーザビリティ・操作性
システムが直感的で使いやすいかどうかは、積極的な活用を左右するポイントです。
ユーザーが迷わずに使えるインターフェースや、直感的な操作フローがあるかを確認します。ユーザーフレンドリーなシステムであれば、トレーニングや導入の際のユーザーサポートにかかる負担を軽減できます。
3.コストと費用対効果
システム導入に伴う初期コストや維持費、ライセンス料等のコストについて、予算とのバランス、期待できる効果を合理的な観点から評価します。
システムの提供する機能や効果に対して、費用対効果が適切であるかを検討することが大切です。たとえば、安価なシステムであっても、必要な機能やサポートが不足している場合は組織のニーズに合わない可能性があります。
4.既存システムとの連携
既存のシステムやツールとの連携が可能かどうかによって、データの移行負担や活用の程度に差が生じます。
特に、人事管理システム、学習管理システム等とのデータ統合や共有については、データの統合や情報の共有が円滑に行えるかを確認することが必須です。情報の一元化とスムーズな連携は、全社的な業務の効率化に繋がります。
5.セキュリティとプライバシーの安全性
一連の研修データや個人情報のセキュリティ対策が十分かどうかは、企業の信頼性に大きく影響します。
データの暗号化、アクセス制御、バックアップの実施等、セキュリティとプライバシーの保護に関するポリシーの遵守や実装について厳しくチェックしておきましょう。
6.サポートとカスタマーサービス
問い合わせ窓口やヘルプデスクの設置等、システム導入後のサポートやカスタマーサービスの品質は、円滑な運用に不可欠です。
手厚いサポート体制を提供しているか、専門知識を持つ担当者が対応しているかを確認しましょう。また、システムのアップデートや新機能の提供についても確認し、サポートの継続性とシステムの将来的な有効性についても評価します。
7.参考となる事例提供・実績
研修管理システムの有効性を見るためには、実際に利用している組織の事例や評判を確認することがおすすめです。同じ業界や同規模の組織がどのようにシステムを活用しているかを知ることで、システムの信頼性や効果を評価する参考となります。
適切な研修管理システムの活用で人材育成を強化しよう
研修管理システムは煩雑化しやすい研修関連業務をサポートし、効率的かつ効果的な育成プログラムの実施に役立ちます。
現在は様々な機能を搭載した多種多様なサービスがありますが、自社のニーズや状況に合わせ、コストバランスを測りながら実用性に富んだシステムを選定することが大切です。
