在宅勤務期間でも生産性を上げる業務管理のコツ

在宅勤務期間でも生産性を上げる業務管理のコツ

公開日 2020年5月15日
更新日 2021年9月24日
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弊社ではユーザー企業を対象に、新型コロナウイルスへの各社対策状況に関するアンケートを2月下旬と4月上旬で2回実施いたしました。

このアンケート結果からわかったことは、大きく2つあります。

1つは多くの日本企業でビジネス継続のための柔軟な対応が出来ているということです。
実際アンケート結果からは、4月時点で時差通勤や在宅勤務に取り組まれている企業が9割を超えており、ほぼ全てのユーザー企業で在宅勤務の対応を進めている様子が伺えます。

もう1つは、柔軟に対応した上で、今までであればさほど大きな課題として挙がってこなかったシステムそのものがボトルネックとして浮上したということです。
アンケート結果からは、ネットワークやセキュリティ面の担保が不十分であったり、ペーパーレス化が間に合わないために、出社が必須になっていると言った声が散見されました。

柔軟に在宅勤務の導入を進めたものの、今まで通り業務が回らなければ結局一部の社員が出社する必要が出てきてしまい、昨今のような状況では社員のエンゲージメントを著しく下げてしまう要因になり兼ねません。

社員のエンゲージメントを維持しつつ、ビジネスを継続させるための施策を考えなくてはいけない担当者の方は日々頭を抱えているかと思います。

本記事では通常の業務を滞りなく達成するために有効な方法を紹介し、いかにして在宅勤務を通じてこれまで以上に業務を効率的に遂行するべきかを紹介します。

目次

在宅勤務中の勤怠管理で気を付けることとその対応策

- まとめ

在宅勤務中の勤怠管理で気を付けることとその対応策


在宅勤務中の勤怠管理を適切に行うために、出社と退社の打刻時間を正確に管理するためのシステム利用は有効ですが、普段と違って社員の行動が見えない中では隠れ残業などが起こりやすくなります。

そのため、在宅勤務中は社員一人ひとりの自己管理が要となります。

通常の勤務体系においては自己管理が出来ている社員であっても、働き方が変わることで自己管理が滞る方も中には存在するでしょう。

そういったことが起こらないため、そして在宅勤務で出社時と同じ、またはそれ以上の生産性を上げるためのポイントは5つあります。1つずつ見ていきましょう。

チームにおけるルール設定

まず適切に時間管理ができるようにするには、チームごとにルールを設けることがおすすめです。

例えば以下のようなものがあります。

  • ・各チーム内での業務時間を設ける
  • ・予定や日報を共有する
  • ・勤怠の提出を月次から週次など短くする


通常からフレックス制など柔軟な勤務体制を整えている企業であれば、コアタイムを活用することもおすすめです。

業務予定の共有および日報の提出も、自己管理および社員同士の勤怠状況の共有に有効な手段の一つです。

普段から各社員同士の行動予定はそれほど明確に把握していないものですが、予定や日報を共有することで各社員同士で行動を把握出来るようになります。

その結果、在宅勤務中であっても相談するための時間設定が容易になるなど、業務効率化にも繋がります。

また打刻時間とは別に勤務実績を提出するよう定めている企業では、勤務実績の提出タイミングを月次から週次に義務付けることも有効です。

週次ごとに勤怠を提出することで、実労働時間が所定外労働時間および法定外労働時間に対し残りどれくらいで上限に達するかを社員自身が把握出来るため、業務の見直しにもつながります。

在宅期間中でも出社が必要な社員への配慮

また、業種上やむを得ず出社の必要がある社員も一定数出てきてしまいます。

中には三密をどうしても免れない業務を行わなければならない社員もおり、そういった方の精神的な負担は小さくありません。

そういった人たちに対しては、人事発信の制度で対策を施すことも社員のエンゲージメントを下げない有効な手段になり得ます。

例えば、三密を免れない業務をしている社員に対し一定の支給制度を設けたりすることは、会社側が社員のリスクを考慮していることの意思表明になり得るでしょう。

こうした通常の業務では発生しないイレギュラーの対応を社内で検討した際に、すぐに対応できるシステムを社内で用意しておくことでよりスムーズに業務を進めることが可能になります。

進捗管理の共有頻度向上

通常の勤務体制とは違い、在宅勤務中はタスク進捗の共有工数が掛かります。

しかしそれらは出社時であれば不必要な工数であるため、それを減らすための1つの方法として、出来る限り共有頻度を上げることが挙げられます。

各ファイルの共有だけに止まらず、積極的にコメント機能や編集を提案する機能を備えたツールを用いることで、同じ資料を見ながらリアルタイムで確認が出来るので共有の漏れや認識の齟齬を防げます。

またチャットツールと連携をすれば、ファイルの更新情報をチーム内にメールのみならずツール上での共有を自動で行うことができるため、チームメンバーが「タスクの進捗が更新されていたことに気付かなかった」といった事態を防ぐことが出来るようになります。

しかし一度に社員が担当するタスクは複数というのが通常でしょう。

抱えるタスクの数が増えるとどうしてもタスクの着手自体に漏れが生じたりするのは、人である以上仕方がない事です。

タスク漏れを出来る限り回避するために、表ツールなどでタスク管理表や簡易的なWBS(Work Breakdown Stracture)を作成することが通常かとは思いますが、固有のタスク管理ツールを利用する事も生産性の向上には有効です。

これらのツールには知名度が高いながら無償提供をしているものもありますので、在宅勤務期間中に利用を検討してみてはいかがでしょうか。

ペーパーレス化

日本企業において、どうしても出社しないとできない業務の代表的なものに「捺印が必要となる書類の提出」が挙げられます。

一部大手企業が印鑑廃止に取り組んでいることが話題になりましたが、劇的に改革を進めていくのは難しいのが現実です。

在宅勤務が推奨される現在では、営業活動に必要な資料等も紙に印刷することは減ったかとは思います。

逆に印刷物を電子化する上でプリンターのスキャン機能を用いていた方は、フリーソフトを用いたスキャナーツールを用いる事で自宅でプリンターがない方でも対処出来ますので試してみてください。

セキュリティ対策

また、社内でシステムを利用する上で念頭に置かなくてはいけないことはセキュリティです。

在宅勤務中に特別に私用のパソコンでの業務を許可している企業も多いとは思いますが、使い方を誤るとセキュリティ事故を起こしてしまう可能性があります。

こうした事態を避けるべく、新しいシステムを検討する際には社内のセキュリティ担当者へ相談できる窓口をオンライン上で準備しておくことが必要です。

ある企業では利用申請窓口をオンライン上に設けることで社員が希望するシステムのセキュリティチェックから脆弱性の報告までを行っており、常にセキュリティ担当部門の管轄下に置くような仕組みを設けているとのことです。

企業に必要なセキュリティ管理についてはこちらの記事で3回に分けて紹介していますので、興味のある方は読んでみてください。

まとめ

ウィズコロナ時代とも称される中で、在宅勤務を今後の働き方の選択肢の一つとしても見据えた際に従来と同様の生産性を出すためには、システムの有効活用が必要不可欠になります。

通常とは異なり社員同士の動きが全く見えない状態から、できる限り社員の勤務状況を正確に把握し、適切な対応を取るために自社に合ったシステムを選定して、在宅勤務で生じる業務の滞りを解消できるようにしてみてはいかがでしょうか。

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