人事評価とは、一定期間内における従業員の成果や能力を査定する一連の業務です。人事評価で査定された結果は報酬や等級等に反映されます。従業員にとっては評価者からのフィードバックによって今後の成長に繋げられる重要な機会でもあり、人事評価は従業員の育成や適切な配置に欠かせない業務です。
人事評価を実施する際は、人事部門が評価シートを用意して対象者全員に配布します。そして、本人と評価者が評価シート入力をしたら、評価の集計や調整を行い、結果確定後に本人・上長へ開示します。これらのシート作成・入力・ワークフロー・データ管理の一連の業務を実施するのが、人事評価システムです。
ただ、人事評価業務は、一度に大勢が提出・評価を行うため、扱う情報量が多く運用が煩雑になりがちです。特に評価の対象が多くなればなるほど、現場部門・管理部門の双方にとって手作業で行う業務の負担が大きくなります。
このような状況下で業務を効率化するための方法として、人事評価をシステム化することが挙げられます。では、人事評価システムを導入する際、一度に数千～数万人分の人事評価シートがやりとりされる大手企業において、どのような点に気を付ければよいのでしょうか？
本記事では、大手企業の人事評価システムに求められるポイントと、COMPANYの人事評価機能の特長をご紹介します。
目次
ー大手企業の人事評価における課題
ー大手企業の人事評価システムに必要なポイント
・ポイント① 変化に対応できる柔軟性はあるか
・ポイント② 数千名・数万名が使って手間を減らせる使いやすさを備えているか
ーCOMPANYのクラウド人事評価システムで大手企業の評価を
・①標準機能で柔軟性を担保
・②100名規模の部下のシートを一括表示、甘辛調整も
・③上長を自動で判定、評価ワークフロー設定が容易に
・④評価の納得性に不可欠なフィードバック機能
・おまけ ダッシュボード機能でTODOを簡単把握、忙しい上長をサポート
ーシステム導入で確実に人事評価を効率化するために
大手企業の人事評価における課題
大手企業における人事評価では以下のようなお悩みを伺います。
①人事評価制度を見直すたび、評価シートの更新が大変
人事評価には大きく分けて目標管理（MBO）、コンピテンシー評価、360度評価といった方法があります。近年では、米国企業が導入する「OKR」という新しい目標管理方法が注目され、日本のスタートアップ企業が取り入れる等、評価手法のトレンドは一部移り変わっている状況です。
また、人事評価制度は企業のビジョンや人材育成方針に直結するため、企業の方針によっても度々変化します。
そのため、評価制度の見直しを行うたびに、入力シートやシステムの改修も検討する必要がでてきます。
②大勢の部下に対する評価入力が煩雑
組織人数の多い大手企業では、たとえば、部長が配下の従業員の評価をする場合に、評価対象が100名程度に上ることもあり得ます。忙しい上長が、日々の業務に加えて評価入力を行う際、システムの使い勝手が悪いと、部下の入力内容確認や点数、コメント入力等に時間がかかってしまいます。
評価シートがシステム化されただけで、大人数の評価をする煩雑さが紙やエクセルと変わらないのでは、システム導入による評価運用効率化の効果を活かしきれません。
③評価調整に手間がかかる
多くの場合、評価段階が進むと相対評価を実施することがあります。
相対評価では部門ごとの甘辛調整を行ったり、一定の正規分布の枠（部門の上位〇％がS評価、〇％がA評価…）に収めるように調整を実施したりします。これらの作業は、現場の上長が評価を実施した後に、マネジメント層で会議を行い実施するケースが多いです。
これらの調整の際、検討用に人事部で会議資料を別途作成することもあり、評価フローの中で非常に時間のかかる部分です。
大手企業の人事評価システムに必要なポイント
前項のお悩みを抱えている方が多くいるなかで、大手企業の人事評価システムにはどのようなポイントが求められるのでしょうか。大きく2つのポイントが考えられます。
数ある人事業務の中でも、特に人事評価の方法は企業によって様々です。給与計算や勤怠管理のように、ある程度法律によって決まる要件がないため、人事評価の運用はすべて企業に委ねられます。
こうしたトレンドや、経営戦略に応じて変化する人事戦略に追従するために、人事評価システムには、自社の現在の運用が実現できることはもちろん、今後人事制度にどのような変化があってもフレキシブルに対応できる柔軟さが求められます。
ポイント② 数千名・数万名が使って手間を減らせる使いやすさを備えているか
人事評価システムを新たに導入する際、重要なのは「現行の人事評価シートをシステム上で再現できるか」だけではありません。数千名、数万名の従業員が利用することを想定し、迷わず評価入力を行える画面設計や、入力漏れを自動チェックし、差し戻しの手間を減らす等、使い勝手にも配慮すべきでしょう。
人事評価システムには
・大人数の評価シートを一度に閲覧・入力できる一覧画面の使いやすさ
・絞り込み・ソート機能の有無
はもちろんのこと、
・リアルタイムで評価分布が見えるようなしくみ
等、評価の運用に応じた使い勝手のよさが必須です。
COMPANYのクラウド人事評価システムで大手企業の評価を
では、COMPANYの人事システムではどのように大手企業の評価業務をスムーズに行えるか、特長をご紹介いたします。
①標準機能で柔軟性を担保
COMPANYは標準機能の範囲内で、個社ごとの評価シートのレイアウトを自由度高く作成可能です。文字項目や点数項目等のパーツから必要なものを必要な場所に配置し、目標管理（MBO）シートを作成できます。
目標入力画面の例
能力評価入力画面の例
＜特長＞
・能力・行動評価シートの実現や職務等級制度に対応した評価シートを作成可能。対象者の人事属性（所属、職種、ランク等）に応じた評価項目を自動で表示することができるので、評価シートの管理が楽に。
・入力必須や文字数上限といった入力制御も自由に設定できるため、ミスや差し戻しを予防。
・合計点数や評定を自動計算
・360度評価にも対応
ポイント①：従業員の職種やランクに応じて表示する入力画面を変更可能！
評価シートの項目は、従業員の職種やランクによって要求される内容やレベルが異なるため、それぞれ異なるシートを利用している企業が少なくありません。COMPANYの人事評価システムは、所属や役職等の情報を管理するデータベース（「COMPANY 人事」）と自動連携しています。そのため、本人の所属やランクを基に、表示する評価シートを自動で切り替えることが可能です。
ポイント②：エクセル運用との併用も可能！
ネットワークに接続できない環境でも、保存状態を気にせずじっくり目標を立てられるよう、COMPANYから出力したエクセルシートに記入してそのまま取り込みをすることができます。
②100名規模の部下のシートを一括表示、甘辛調整も
COMPANYの人事評価システムは大手企業向けであるため、100名規模の部下の評価でも効率的に実施できるよう、人事部門や評価者側にとって便利な機能も強化しています。
たとえば一覧表示機能。部下の評価時や修正時に、ひとりひとりの評価シートを開いて見比べるのはかなり手間がかかります。全員の評価シートの内容を一目で閲覧・評価できるよう、シート上の項目を任意の順番で並べて一覧化することが可能です。
評価対象シート一覧表示画面の例
＜特長＞
・一覧画面上で、評価点数付けや、上長コメント入力、一括承認も可能。
・絞り込みやソートにも対応し、提出状況が「未提出」の部下が誰かを簡単に把握。
ポイント：評価分布図の表示が可能！甘辛調整にも
そして、評価シートを一覧表示するだけではありません。冒頭で記載したように相対評価で人事評価を実施する場合、部門ごとに各評定が一定の割合になるよう、甘辛調整が必要になります。COMPANYでは、評価者別、所属別、入社年次別といった任意の集計軸で、評価分布状況の自動集計が可能です。評価は一括でエクセル出力することもできるため、評価調整会議を行う際にも効率的に資料を作成できます。
評価分布図画面の例
③上長を自動で判定、評価ワークフロー設定が容易に
人事関連の申請や提出書類のうち、一度にほぼ全従業員が対象となるのが、主に年末調整と人事評価です。特に人事評価はワークフローが複雑になりがちであり、全従業員分の評価者を指定するとなると、評価フローの設定に多くの手間が発生します。
COMPANYは人事管理、給与計算、タレントマネジメント等幅広い人事業務をカバーする統合型のシステムです。ワークフロー設定の際は異動や昇格等の発令情報を管理するデータベース（「COMPANY 人事」）から組織や役職の情報を自動で取得するため、最新の発令情報を元に、評価者を自動的に設定することが可能です。
加えて、被評価者が評価者を自分で指名して、シートを提出することもできます。
④評価の納得性に不可欠なフィードバック機能
人事評価は、評価結果が確定したら終了ではありません。評価を受けた本人が納得感を持って結果を受け入れ、次の成長に繋げるためには、上長から評価結果や理由を伝えて今後の目標を話し合う「フィードバック面談」が不可欠です。
＜評価の納得感を高めるために重要なポイントについてはこちらのコラムもご覧ください＞
COMPANYはフィードバックの機能を備えており、最終結果が入力された評価シートを被評価者に閲覧させることができます。もちろん、本人に見せたくない評価者用の数値やコメントは非表示にすることも可能です。
おまけ ダッシュボード機能でTODOを簡単把握、忙しい上長をサポート
自己評価から上長評価、面談、評価決定までの期間がタイトになりがちな評価入力期間で、「誰の面談が終わって、誰の評価を催促しないといけないんだっけ」とふと悩むことはありませんか？
COMPANYの「人事考課ダッシュボード機能」は、
・あなたが提出すべき自身の評価シート
・あなたが承認すべき部下の評価シート
・あなたが進捗の確認をしておくべき、遅れている部下の評価シート
を自動でピックアップし、ダッシュボード画面上にサジェストします。
ダッシュボード画面の例
「いつまでに何をすればいいのか」が一目で把握できるため、情報を探しに行く必要がありません。タスクの多いマネージャーの業務をサポートします。
システム導入で確実に人事評価を効率化するために
被評価者へのシート配布から評価結果の確定、フィードバックまで、大人数への対応を一度に実施する人事評価。大手企業で人事評価システムを導入する際、単に評価シートをWeb化するだけでは「ぺーパーレス化になっただけで、結局かかる手間は変わらない」、もしくは「さらに手間がかかるようになってしまった」といったことも起こり得ます。
大手企業での人事評価システム導入時には、導入による効率化を実現するため、今回ご紹介したポイントに注意しながらご検討してみてはいかがでしょうか。
