社会医療法人杏嶺会

画像：2023年竣工予定　一宮西病院​​​​新館

導入の経緯サーバー保守のいらない環境を求めて決意した、クラウド型への刷新

――はじめに、COMPANYの利用状況を教えてください。

大塚様：

COMPANY人事・給与を人事情報の管理と給与計算に利用しています。また、COMPANY Web Serviceでは従業員が人事にかかわる各種申請を行えるようにしています。

いずれも2021年2月に導入を開始し、2021年10月には計6施設、約2,900名の従業員の給与計算、12月には年末調整をCOMPANY内で完結させました。

また、COMPANY Web Serviceスマートデバイスオプションを利用して、従業員の私用スマホから各種申請ができるようにしています。病院の特性上、1人1台PCを持たない従業員が大多数なので、重要視した機能の一つです。

 

――COMPANY導入前は他社のシステムを利用されていたとおうかがいしておりますが、刷新のきっかけとなった課題を教えてください。

大塚様：

杏嶺会では、もともとオンプレミスの人事システムを利用していました。そのバージョンアップが必須であったことと、サーバーの保守期限の到来が重なったことでクラウド型、SaaS型のシステムへ刷新を意識し始めました。

当然、使い慣れた人事システムは継続利用するメリットが多くあります。システムを刷新すると、運用が定着するまでは負荷がかかりますからね。一方で、杏嶺会ではサーバー更新時の人員確保への課題もありました。だからこそ長い目で見た時に、サーバーの保守なしで利用できる効率性を重視し、クラウド型やSaaS型への刷新を決意しました。

 

―― システムの刷新によって実現したかったことを教えてください。

大塚様：

従業員からの各種申請や年末調整の電子化による、入力業務の効率化です。かつ、その申請手続きを従業員がPCなしで、どこにいても行えることが重要だと考えたため、スマホを通じた申請機能があることは必須条件でした。

杏嶺会の従業員数は現状2,900名ほどで、数年後には3,000名を超える見込みで拡大しています。これまで紙ベースで運用していたことによる業務を削減し、管理部門が生産性を向上させていくことこそが、大きくなっていく組織を支えることに繫がると考えました。

 

写真：人事部労務課　大塚様

採用の理由申請機能のみならず給与計算、人事評価までカバーする網羅性を評価

―― では、今回COMPANYを採用いただいた理由を教えてください。

大塚様：

人事情報の収集から管理、給与計算の一元化が叶うことが一番の理由ですが、機能が多く、人事評価の運用ができる点も魅力的でした。

今後、組織として規模の面も人材の面も成長していこうとする中で、COMPANYであれば、労務管理領域だけでなく人事評価という人材育成の領域にも活用できます。つまり組織の基幹システムとして機能しうるだろうと、期待が持てました。

 

―― 他社のシステムと比較して、COMPANYを評価いただいた点はありますか？

大塚様：

最初はテレビCMを参考にSaaS型のシステムを複数比較していました。必須条件とした申請の電子化にはそれぞれによい機能がありましたが、COMPANYはその点に加えて給与計算や労務管理まで「ひとつのシステムで完結できる」のがよかったです。

現場にとってはシステムが集約されるほどわかりやすく、人事にとってもデータ連携の面で効率的ですからね。また、従業員規模が大きい場合や病院で複数法人を管理する場合に適した機能が揃っている点も評価しました。

 

三浦様：

複数法人をまたぐ管理には、非常に利便性を感じています。杏嶺会は医療法人と福祉法人に分かれているのですが、COMPANYだと法人ごとに設定を切り替える必要がありません。人事情報が1ヶ所に集約され、そこからどちらの情報をとりたいかというイメージで操作ができるので、実際に楽になりましたね。

 

写真：人事部労務課　三浦様

 

導入の効果2,900名のスマホ活用で入力業務を大幅削減

――COMPANYを導入いただいた結果、どんな効果がありましたか？

大塚様：

当初課題に感じていた入力業務については、従業員本人がCOMPANY Web Serviceを利用して様々な情報を入力し、それを承認することでデータが連携、反映されるようになりずいぶん効率化できました。

副次効果として、今までは2,900名ほどの提出書類を紙ベースで管理していたため、段ボール箱にすると40箱ぐらいのスペースを使っていたのですが、こちらについても保管スペースが不要になりました。

 

――入力業務の効率化を実感された、具体的な業務を教えてください。

三浦様：
COMPANYを導入して2か月で迎えた、年末調整です。はじめての年末調整だったので設定と従業員からの問い合わせ対応には時間をかけましたが、業務自体はかなり軽減されました。従業員がスマホやPCで入力した年末調整の申告が、そのままCOMPANY人事・給与に連携されるメリットは相当大きいと感じています。

大塚様：
COMPANY導入前まで他社の年末調整システムを活用していたため、電子化は進んでいました。ただ、給与に連携するためには、データの取り込み作業が必須でした。

三浦様：
事前に従業員の家族情報や、申請に必要な人事情報をアップデートしてから作業していましたからね。現在は従業員本人が申請したうえで年末調整をスタートできるので、その手間もなくなりました。
 

 

――入力業務が軽減されたとのことですが、従業員はどのように申請を実施していますか？

大塚様：

主にスマホを利用して申請をしてもらっています。操作自体はシンプルなので、問題なく運用できており、現時点で人事部への問い合わせはほぼありません。

しかし当初は、不慣れな方もいるであろうスマホの申請を前提にすることに懸念もありました。そのため、電子申請が困難な場合に紙ベースで申請を受け付ける方法だけでなく、現場の所属長によるレクチャー体制の整備も実施しました。 今回システムを刷新するからには、法人として、申請手続きの電子化を推進するべきだと考えていましたからね。

結果として、紙ベースで運用していた時に比べて申請から承認までの時間も短縮されましたし、紛失リスクがなくなった点でも効率化に繫がっています。

 

写真： インタビューの様子

活用の方針人材を適正に評価し、常に成長していける土台をCOMPANYでつくりたい

――活用範囲の拡大も見越してCOMPANYを導入いただいたとのことですが、今後の活用イメージを教えてください。

大塚様：

やはり人事評価への活用ですね。

現在、看護師やドクターも含め、段階的に全職種へ評価制度を導入することを計画しています。従業員規模を3,000名以上に拡大していく中で、「COMPANYで人材を適正に評価する運用と結果の管理をし、組織が成長する基盤を作っていきたい」と考えています。

また人事評価を通じて、「自分で考え、自分で行動する」能力を開発していきたいと考えています。これは、すべての職種に共通する部分であり、従業員一人ひとりの成長のために必要な教育です。その記録もCOMPANYで管理しながら、「常に成長できるしくみづくり」に繫げていきたいです。

 

――COMPANYや当社に期待することがあれば教えてください。

三浦様：

COMPANYの機能強化にも期待しますが、それ以上に、多数のCOMPANYユーザーの事例が貴重だと思っています

COMPANYは機能数が多いので、使いこなすことでさらに有用性が高まると感じています。そのために、ユーザー会の「ユーザーコミッティ」(※)でリアルな事例を参考にできる環境があるのはありがたいですし、好事例はどんどん取り入れていきたいですね。

 

――最後に、病院での人事システム活用について、他の病院様へおすすめできる点があれば教えてください。

大塚様：

病院は特殊なことも多いので設定も複雑になりがちですが、COMPANYにはそれに応えられる様々な機能があります。おそらく、病院の組織構造として管理部門・人事部門の従業員数は多くないと思います。限られた従業員数のなか、どこまで対応できるかを考えると、少しでも人事に関連する業務を効率化しなければならないですよね。

その点で、COMPANYは機能を使いこなすことで効率化の期待に応えてくれることを、皆様にお伝えしたいです。

 

※ユーザーコミッティとは COMPANYのユーザー様が加入するユーザー会です。 理想の人事業務の実現を目的とした製品活用や業務運用事例の研究、ユーザー様相互の情報共有、意見交換の場をご提供します。また、ユーザー様の意見を製品・サービスの改善に活用するとともに、関連法制度改正に向けた意見集約と行政への提言を行い、社会全体（企業・行政）での業務課題の解決を目指します。詳しくはこちら

 

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