こんにちは。広報担当の斎藤です。
連載「『COMPANY』が支える人的資本マネジメント」では、大手法人の人的資本経営を支える統合人事システム「COMPANY」の機能や、開発者の想い、お客様の活用事例等をご紹介していきます。

連載 「COMPANY」が支える人的資本マネジメント
「COMPANY」は″企業″と″はたらく人″双方の視点から課題解決を目指すシステムです。「はたらくすべての人が真価を発揮できる社会」を目指している私たちが、どのような社会課題の解決を目指しているのか、どのような思いで製品を開発しているのか、取り組みの一部を知っていただくことで「COMPANY」をもっと身近なものに感じていただけると幸いです。

さて今回は、開発担当者へのインタビューを通じて、「住民税特別徴収税額通知」の開発の裏側に迫ります。

2021年の税制改正をきっかけに、2024年から法人は住民税特別徴収税額通知（以下、特徴通知）の電子配布を選べるようになりました。電子配布の運用開始にあわせて、「COMPANY」でも機能開発が行われています。
とても些細な機能にみえるかもしれませんが、「COMPANY」はこういった人事業務に欠かせない法改正対応を、約30年にわたり継続しています。

さらにWHIには、「COMPANY」の機能開発にとどまらず、HR業務そのものの改善に取り組むエンジニアがいます。
「約1,200法人グループの大手法人のお客様がいて、HR業務に包括的に関わっている我々にしか果たせない責務。」そう語るのは、特徴通知開発の責任者を務める、日比野宏輝さんです。

今回は、「住民税特別徴収税額通知」電子化の機能開発に携わった、日比野さんを中心とするエンジニアのみなさんに、製品の魅力やご利用いただくお客様への想いを聞きました。

Product Div. 特徴通知機能の開発チーム
後列左から 寺田槙太郎さん、日比野宏輝さん
前列左から 宮澤幸香さん、和田宗大さん、吉岡美樹さん

ー「人事業務にまつわるお客様の負担を減らしたい」
　その想いからはじまった機能開発

Q.「COMPANY」 特徴通知機能の開発が決まった時の話を教えてください。

日比野：WHIには、常に最新の法改正情報をキャッチし、お客様へのアナウンスや製品での対応を検討するタスクチームがあります。特徴通知の電子化についても、数年前から情報はつかんでいたのですが、その詳細は不明のままでした。そんな中、2023年のはじめにGR（Government Relations※詳しくは後述）専任チームの担当者から、詳細が見えてきたと聞き、開発に着手することになりました。

はじめは、税額通知の電子データの取り込みと配布ができれば十分との意見もありました。しかし、特徴通知には、配布前の確認、書類の仕分けといった付随業務が多く、特に大手法人では毎年の定例業務として大きな時間と労力を要していました。
約30年にわたり大手法人の人事・給与分野を支えてきた「COMPANY」だからこそ、一連の作業負担を解消する機能が不可欠と考えました。そこで、「法定業務の企業負担をゼロに近づける」ことを目標に、確認業務もカバーする機能を開発するに至りました。

Q.「COMPANY」を活用してどのようなことができるのかを教えてください

吉岡：毎年5月頃、翌年度の住民税額を知らせるための税額通知書が、会社（人事）から従業員に配布されます。これまで配布方法は紙の通知書に限られていましたが、2024年から、法人は紙か電子かを選べるようになりました。
会社勤めの方の場合、税額通知書は従業員の住民票がある市区町村から企業に送られ、その後企業から従業員に配られます。
電子での配布を選択した場合、その過程には大きく4つのステップがあるのですが、「COMPANY」ではこれらを一気通貫で対応できます。

①自治体からのデータを取り込む
②データを従業員ごとに仕分ける
③従業員へ通知書を配布する
④従業員が通知書を照会する


寺田：一見シンプルな業務だと思うかもしれませんが、実は現場の人事担当者にとっては結構大変な作業なんです。たとえば「①自治体からのデータを取り込む」の部分では、自治体によって通知書が届く時期にばらつきがあるので、どの自治体から届いたのか、不足はないかといった状況を細かく管理する必要があります。大規模法人になると全国の自治体から何千件ものデータが届くので、まず集計する作業が膨大になりがちです。
また、退職した従業員や休職中の従業員にはどのように配るのか、といった具体的な場面を想定しなければなりません。そのような細かい作業負担をなくしたい、という想いとともに、「COMPANY」の機能開発を進めました。

ー「COMPANY」ならではのデータ連携。
　パッケージ製品だからこそ、より多くのお客様からの声が集まる

Q.「COMPANY」を活用することで、利用者にどのようなメリットがあるのでしょうか？

吉岡：まず、実作業における負担軽減ができます。特徴通知を紙で配布する場合、会社に出向いて自治体から来たものを受け取ったうえで、書類の仕分け作業、従業員に配布するための封入、郵送といった作業が必要です。
従業員への電子配布を選択し、「COMPANY」をご活用いただくと、こうした作業の負担が大幅に削減されます。届いた通知書の仕分けや管理、従業員への配布まで、すべて「COMPANY」のシステム上で完結するので、在宅勤務でも対応可能です。

「COMPANY」は約30年前に給与計算システムからスタートした製品です。住民税を従業員から徴収するために、特徴通知のデータを登録し、給与から天引きするしくみを提供し続けていました。
この基盤があるからこそ、従業員に税額通知書を電子で配布する場合も、給与計算システムに登録しているデータとの連携が容易に行えます。このように、お客様の負担を極力抑えた形でシステム化に繋がったのは、給与計算を得意とする「COMPANY」だからこそできる点だと考えています。

宮澤：また、約1,200法人グループのお客様が、同じ「COMPANY」というパッケージ製品を使っていることも強みです。とあるお客様からいただいた意見をもとに製品を改善すると、その他のお客様も改善した機能をご活用いただける仕組みになっています。
機能の提供開始から2年目を迎えますが、ユーザー会での情報交換やヒアリングを通じて、お客様の声をたくさん聞けて、それを製品に活かせるのも「COMPANY」ならではの部分だと感じています。

Q.特徴通知機能の開発にあたって、こだわったポイントを教えてください。

和田：特徴通知の電子データを従業員が閲覧する際に、ひとつ注意する点があります。
それは、各自治体から送られる税額通知などのデータが、ZIPファイルで暗号化されていて、WindowsのPCに備わる標準機能ではZIPファイルを解凍できない点です。人事の方は従業員に、特徴通知を閲覧するために「専用ソフトのインストール」を案内しなくてはならず、せっかく大量の紙から解放されても、人事の方のオペレーションが増えてしまう懸念がありました。
そのため、機能の開発にあたっては、「COMPANY」のシステム内部でZIPファイルを解凍する復号処理を行えるようにしました。従業員は所定のパスワードを入力すれば内容を確認できるため、従業員、人事の方双方の負担が少なくなります。

宮澤：人事の方が使う管理画面の使いやすさにもこだわっています。
人事の方は自治体から受領したデータをアップロードするほか、どの自治体から税額通知が届いたかという受領状況の管理、従業員への配布状況の管理なども必要です。それらをすべてひとつの画面で実施できるようにしました。

寺田：一つの画面内に管理者が対応する機能がほぼ揃っているので、あまり画面の行き来をせず、最小工数で作業ができる。これを目指して取り組んできました。

▲メニューを切り替えるだけで、受領した税額通知のアップロード、配布方法の設定、自治体からの受領状況・従業員への配布状況の確認、取込の結果対応が必要な人のチェックなど、税額通知書の配布に関するすべての業務を一つの画面で実施可能


宮澤：ユーザー会でお会いしたお客様からは、こうした機能でとても助けられているとの声をいただきました。法改正の限られた時間でここまで仕上げてくれてありがとう、よくやったよとお褒めの言葉をいただいて、とても嬉しかったです。

寺田：とあるお客様からは、この特徴通知機能を使った取り組みを通じて、人事の担当者が社内表彰されたという話も共有いただきました。これは嬉しかったですね。

和田：私もユーザー会では、「COMPANYを使って良かった」と喜びの声をいただきました。「紙配布から電子化したことで、郵送費や仕分けの費用が発生しなくなって本当に助かっています、ありがとうございます」と、ものすごい熱量で話していただきました。ああ、お役に立てているんだと実感しました。

ー機能開発だけでなく、法制度そのものを改善したい。それは大手約1,200法人にご利用いただくベンダーとしての責務。

Q.特徴通知の開発だけでなく、そこから派生した活動を行っていると聞きました。
　どのようなことに取り組まれているのでしょうか。

日比野：WHIにはGR（Government Relations）の専任チームがあり、当社ユーザー会に所属する法人や団体から寄せられる声を行政機関に届けることで、法制度や行政手続きに起因する課題の解消を目指しています。

開発としては機能を作りあげることが最優先なので、出てきた法改正の情報をベースに、どうすれば製品が一番良い形になるかを考え、開発します。一方で出てきた情報からは、果たしてこれが最も効率の良い形なのか、と疑問を感じることもあるのが正直なところです。機能をよりよくするのはもちろんですが、根本である法制度の課題を解消しないと、結局お客様の負担が増えてしまうだけですよね。それを緩和できるのはアプリケーションを提供する我々ベンダーだと思っています。

宮澤：ユーザー会では、実際に業務を行うお客様から「自治体によってこんな違いがある」「仕様上、どうしてもこの業務が難しい」といった意見も聞いています。大手法人の声を数多く集めることができるのもWHIだからできる部分だと思っているので、それを実績値とともに行政機関に伝えています。

日比野：たとえば、特徴通知の電子配布における流れや仕組みの見直しや、そもそも法人を介さず市区町村から従業員へ直接通知することができないか、といった声がユーザー会や社内から寄せられました。このような意見を集約し、GRチームから総務省や地方税共同機構（eLTAXを管理運営する地方共同法人）に提出しました。現在も議論を進めています。

Q.こうした活動を通じて、どのようなことを実現したいですか。

日比野：法定業務におけるお客様の業務負担を、限りなくゼロに近づけたいという想いがあります。「COMPANY」を提供する側として間違いなくできることは、こだわりぬいた機能で負担を減らすことだと思っています。「COMPANY」の特徴通知機能においては、設定が簡易であることや、電子化においてお客様に不便な部分が解消されることを目指しました。

「法定業務のお客様の業務負担を限りなくゼロに近づける」のは、当社でないとできないと考えています。約1,200法人グループの大規模なお客様がいて、なおかつHR業務に包括的に関わっている会社は他にないはずなので、WHIがHR業務を良くしないで他の誰ができるんだ、という意味で責務だと思っています。

「COMPANY」で特徴通知の電子配布する運用が実現した実績や、ユーザー会で寄せられた意見を集約したうえで、GRチームが他社ベンダーや政治家や官僚、地方自治体を巻き込み、提案が反映されるしくみを実現していきたいです。
そのために、これからもお客様の声を聞き、「COMPANY」を活用した実績を積み上げていきたいと考えています。

日比野さんはじめ、開発のみなさんの想いが詰まった「住民税特別徴収税額通知」や、今後の挑戦をご紹介しました。
企業、はたらく人双方にとって使いやすく、はたらきやすい環境を実現できるよう、「COMPANY」はこれからも機能の進化やサービス向上に努めてまいります。
 

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