国立大学法人 弘前大学

写真左から：
総務部人事課 課長 後藤 真吾 様（プロジェクトオーナー）、広報・情報戦略課 課長補佐 成田 順一 様、総務部人事課人事グループ 主任 齋藤 枝里子 様、総務部人事課人事グループ 係長 熊澤 祐樹 様、総務部人事課人事グループ 係長 吉田 富嗣 様、総務部人事課人事グループ 係長 右京 達也 様、総務部人事課職員グループ 課長補佐 髙田 光浩 様、総務部人事課人事グループ 課長補佐 佐藤 順志 様（プロジェクトリーダー）、総務部人事課人事グループ 主任 福士 雅之 様

導入の経緯働き方改革とDX化の波により感じた紙運用への限界

――はじめに、「COMPANY」の利用状況を教えてください。

弘前大学では2020年1月から「COMPANY人事・給与」「COMPANY Web Service」「COMPANY就労・プロジェクト管理」を利用しており、3,000名の給与計算業務を行っています。

 

――システム刷新のきっかけを教えていただけますか？

当時利用していた旧システムのサポート期限が迫っていたことがきっかけです。

DXという言葉が出回り始めたころでしたが、旧システムの機能は給与と人事のみで電子申請や勤怠管理の機能がなく、法改正や働き方改革への対応が困難でした。また、マイナンバー対応のような業務が増えていくにもかかわらず人員強化も容易ではなく、手作業によるミスも発生しており、「いよいよ紙では無理だな」と限界を感じていました。

そこで、電子申請や勤怠管理を備えた新しいシステムを導入することを決めました。

 

――システム刷新によって解決したかった課題を教えてください。

人事給与関連業務の合理化・効率化と働き方改革への対応です。

以前は出勤簿も休暇簿もすべて紙で管理していたため、労務管理が非常に負担でした。たとえば、超過勤務時間や休暇の取得日数をリアルタイムに把握することが困難でした。

この状況に加え、働き方改革対応として年5日の休暇取得義務化や時間外労働の上限規制等の管理も厳密に行う必要があり、ペーパーレス化で課題を解決したいと考えていました。

採用の理由カスタマイズ不要で法改正に対応できる柔軟性を重視

――COMPANYを採用いただくまでの経緯を教えていただけますか？

まず全国の国立大学法人に人事給与システムに関するアンケートを実施し、結果を参考にしつつ様々なシステムの資料を取り寄せ、必須条件をまとめた仕様書を用意しました。

当該仕様書に基づき一般競争入札を実施した結果、Works Human Intelligence様が落札し、COMPANYは十分に要件を満たすと判断し採用しました。

 

―― 選定にあたって重視されたポイントを教えていただけますか？

「法改正に柔軟に対応できるか」どうかを重視していました。

システムを利用中の法人へ課題を伺ったところ、「カスタマイズ費用がかかる」との課題を多く耳にしました。働き方改革への対応に加え、今後も新たな法改正が発生すると考えたため、システムの自由度は欠かせないポイントでしたね。

導入の効果Web化により約24,000時間の工数を削減し業務改革を実現

――COMPANYを導入いただいた結果、どんな効果がありましたか？

勤怠領域を中心として電子化に積極的に取り組んだ結果、紙を80％ほど、工数に換算すると24,000時間ほど削減できる見込みです。

残りの20%は、個人端末を所持していない労務系の従業員と、教員と附属病院の医師・看護師等で一部システムを運用できていない部分です。現状で実現できる領域は対応できたと考えています。

また働き方改革対応として推進する必要があった時間外労働の上限規制や年5日の有給休暇取得の義務化にも柔軟に対応でき、法に則った労務管理を実現できました。加えて、休暇簿や超過勤務申請簿の作成・管理、給与計算に必要な情報の連携等も自動化できています。

いちユーザーとしても、休暇簿の提出や決裁等でハンコを押す必要がなくなったので効率化を実感しています。

また、監督者の立場としても、たとえば年次休暇の取得状況を把握する必要があるのですが、この点についても上長自身の端末で確認できることは非常に便利だと感じています。人事担当者が休暇の取得状況をまとめる業務が減りますし、上長の工数削減にもつながっています。

 

――電子化によって特に効果があった業務はありますか？

最も業務削減できたのは、マイナンバーの収集・管理です。90％ほど工数削減できていると感じています。

COMPANYを導入する前は、鍵付きのセキュリティバックに入れてマイナンバー提出用書類の収集を行い、マイナンバー専用の端末へ手入力していたため非常に手間がかかっていました。

導入後は一連の流れをWeb化することができ、マイナンバー専用端末への手入力を廃止できました。また給与支払報告書の作成時には、マイナンバーを自動で反映できるため人の手を介することがなく、作業負荷の軽減やミス防止につながっています。

 

▲弘前大学様で紙運用から電子運用に変更された書類

 

――その他に電子化によって特に効果があった業務はありますか？

給与明細をWeb化できた点です。これまでは紙に印刷して従業員に配布していましたが、すべての手作業がなくなりWebで完結できるようになりました。

また、社会保険・雇用保険手続きについても効果が大きかったと感じています。具体的には、申請できる手続きをe-Gov電子申請管理サブシステム（e-GovとのAPI連携）と「Works Legal Output System（LOS）」*を利用することで、COMPANYから直接申請できるようにしました。

*Works Legal Output System：帳票の様式・電子フォーマットの変更などに対応するクラウドサービス

 

 

COMPANYの導入以前は、回覧される決裁済み書類から退職者の情報をExcelに転記してリストを作成し、システムから賃金台帳・労働条件通知書等を出力、e-GovのWeb上で入力後に関連帳票の印刷や取得をしていました。

このフローだとシステム外の手作業が多く手間がかかり、ミスが発生するリスクも高い状況でした。

 

COMPANYの導入後は、対象者を自動抽出し、帳票類も自動で作成できるようになりました。離職票を作成後、本人の同意をとる際には紙が必要ですが、その後決裁をとり、添付ファイルとともにe-Govへ提出するまで、COMPANYで完結することができます。

提出後も手続きのステータスや公文書の表示等、1人ひとりの処理状況がわかるため、これまでのストレスが改善され、業務が劇的に変わりました。

活用の方針データをCOMPANYに集約することでさらなる効率化を推進したい

――今後の活用方針や目指したい姿についてお聞かせください

人事評価制度にもCOMPANYを活用して運用したいと考えています。

これまでの人事評価はExcelを利用しており、データを収集して、比較・分析を行って活用までつなげることが難しい状況でした。この点について担当コンサルタントの方に相談したところ、COMPANYで対応可能と判断いただいたため準備を進める予定です。

また、Web化を進められていない領域に関する対応も順次続けていき、ゆくゆくは100%の完全ペーパーレス化を目指したいです。

たとえば、勤怠管理のシステム化ができていない裁量労働制の教員や、附属病院の医師・看護師等への対応は、実現方法を検討すべく情報収集をしている段階です。また、ＤＸ推進のためには1人1台端末は必須条件ですので、情報部門と連携し用意へ向けて検討をする必要があります。

その他、兼業申請や共済関連の申請、健康診断等、現在紙やExcelで管理している領域は、各部局との調整を進め、COMPANYに集約することを目指しています。同時にデータも蓄積されるため、人材戦略にも有効だと考えています。

 

――最後に、これからシステム選定をされる方に一言いただけますか？

人事領域に関してDXを推進したいのであれば、人事・給与領域だけでなく、電子申請と勤怠管理の領域もセットで導入することがおすすめです。

大学の場合は制度が複雑で職種も多種多様ですが、COMPANYは設定の自由度が高いため対応することができます。加えて、現代は今後も何があるか予想がつきにくいため、システムが柔軟な点は選定において重視すべきだと考えています。この点でもCOMPANYは十分に対応できると考えています。

 

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