約4,000名の人事・給与・勤怠を一元管理。
戦略的なグループ人事の基盤を構築

写真左から：人事部 制度運用課 課長 兼 人事基幹システム構築 プロジェクトマネジャー 村田 亜矢子 様、人事基幹システム構築 勤怠チームリーダー 加美長 直樹 様

 

 

――まずは、おふたりのご所属やご担当、COMPANYにどのように携わられているかを教えてください。

村田様：
私は人事部の制度運用課で課長を務めております。当社は数年前から、オートバックスセブン単体ではなく連結視点を重視した経営方針にシフトし、人事部ではグループ横断の人事戦略を推進しています。その一環で、グループ全体の人事基盤を構築するための基幹システム導入プロジェクトが発足し、私はプロジェクトマネジャーとして様々なベンダーさんと関わりながらシステム選定を進めてきました。

加美長様：
私も制度運用課に所属しておりまして、人事異動や出向関連の手続き、予算管理等に従事しています。今回のプロジェクトでは勤怠チームリーダーとして参画しました。

COMPANYのご利用状況

――現在のCOMPANYのご利用状況を教えていただけますでしょうか。

加美長様：
CJK、CWS、CSRの3製品を、2023年4月から本部・グループ各社に順次導入しております。オートバックスセブン本部（約800名）を皮切りに、本部直営店舗（11店舗 約300名）、店舗子会社（144店舗 約2,800名）、事業子会社および機能子会社※（約400名）へ導入が完了し、まもなく一部のフランチャイズ加盟法人にも導入をする予定で、導入規模は4,000名以上に達する見込みです。
今後はM&Aによる子会社を対象に順次導入する計画があり、引き続き導入規模は拡大していく予定です。
※グループ内でDX戦略、マーケティング分析、シェアードサービス等の機能を担う子会社

 

 

導入の経緯紙のタイムカード、手作業集計…店舗によって異なる勤怠管理

――COMPANYを導入することになった背景には、どのような課題があったのでしょうか。

村田様：
グループ人事戦略を推進するうえで、まずはグループ全体の人事データを一元管理する基盤が必要でした。しかし、従来使用していたシステムでは、子会社の社員については給与計算に必要な情報しか管理できず、経歴や所持資格等の情報は別のデータベースに分散していました。

従業員の経歴に給与情報や資格情報が紐づいていないため、その従業員がどのような人材なのかを総合的に見るためには、各データを手動でかけ合わせる必要がありました。その作業を全社分で実施するとなるとかなりの工数がかかります。そのため、各子会社の管理は各子会社に任せざるを得ませんでした。

また、オートバックスセブン単体ではそれなりのデータ量を収集できていたものの、子会社も含めた連結という単位でみるとバラつきがあり、子会社にどんな人材がいるのか、実態把握があまりできていませんでした。

そのような状況だったので、子会社を含めたグループでの適材適所の人材配置や人材育成といった目的でデータを活用するまでに至らず、給与計算のためのデータ管理で精一杯でした。このままでは、グループの人事戦略をスピーディーに実行していくことが困難だったため、グループを横断して使用できる人事基幹システムを刷新しようという判断に至りました。

加美長様：
村田の話と併せて、店舗の勤怠管理の面でも課題がありました。従来は紙のタイムカードを使用しており、各店舗で一人ひとりの勤怠状況をチェックし、手作業で集計したものを本部に報告していたため、勤怠管理に毎月多くの工数を要していました。

勤怠管理システムがある店舗もありましたが、店長がタイムカードの情報を基に全員分の勤怠データを打ち込む必要がありました。なかには手書きで集計表を作成している店舗もありましたね。

集計だけではなく、人事としては法令順守も徹底しなければなりません。残業時間や有給休暇の取得状況の確認も、手作業でだからといってミスが許されるわけではなく、勤怠管理の業務フローは非常に煩雑なものでした。

加えて、昨今は人手不足の問題もありますから、働きやすい環境を整えて人材確保に繋げるという点においても、全店舗の勤怠管理を一元的かつ適切に行う必要がありました。

 

COMPANY導入まで使用していた勤怠報告書を見せてくださる加美長様

 

選定の理由勤怠から人事給与までワンストップ。豊富な機能やUI、運営コスト面も評価

――COMPANY採用の決め手となったのはどのような点だったのでしょうか。

村田様：
何社かプレゼンをしていただいた中で、われわれが求める要件を最も満たしていたのがCOMPANYでした。決め手になったのは、これまで別々のシステムで管理していた情報を一元管理できる点です。複数のシステムを繋ぐ必要がなく、勤怠や申請、評価、給与計算等を一気通貫で管理できること、すべてワンストップでできることが必須条件でした。

たとえば他社のシステムは、スタッフにPCを貸与していない店舗に向けては複数のシステムを繋ぐ必要があったり、クラウド勤怠システムでは用途が勤怠領域に限定されてしまうため、グループ人事としては活用が難しいものでした。そのため、勤怠や申請、給与計算だけではなく、評価（タレントマネジメント）まで一つのシステムで完結できるCOMPANYに大きな魅力を感じました。

また、COMPANYは機能が豊富で、子会社ごとの多様な就業規則にも柔軟に対応できそうだと期待しました。コスト面に関しては、旧システムでは改修のたびに追加料金がかかっていましたが、COMPANYは法改正や人事トレンドの変化に対応する標準機能のバージョンアップに無償で対応していただけるということで、構築後のメンテナンス費用を抑えられる点も決め手の一つでした。

加美長様：
他社製品との比較という点では、勤怠から人事給与まで一気通貫で管理できるシステムは他にもありましたが、COMPANYは他社製品と比べて画面の視認性や操作性がよさそうだと感じました。

人事部 制度運用課 課長 兼 人事基幹システム構築 プロジェクトマネジャー 村田様

導入の効果約4,000名の勤怠管理・申請がスマートに。グループ人事の基盤整備に手応えも

――COMPANYを実際に使ってみて、率直にどうでしょうか。

加美長様：
以前は、店舗の社員やスタッフが自ら勤怠報告をするしくみがなかったのですが、COMPANYを導入したことで各自スマホから打刻を行えるようになりました。店長は手作業による入力や集計作業から解放されますし、勤怠管理が非常にスマートになったと感じています。

COMPANYを導入してからまだ日が浅く、定量的な業務改善効果を測定する段階ではないものの、各店舗の勤怠が可視化され、一元管理できるようになったことは大きな成果です。実は、COMPANY導入から間もないタイミングで労働基準監督署の定期調査が入った店舗がありましたが、労務管理面で大きな指摘事項はなく、今後の運用に自信をもつことができました。

また、以前は紙ベースで行っていた残業や有給休暇の申請もスマホでできるようになり、数千名分の手間の削減はもちろんペーパーレス化にも繋がると期待しています。

シフト作成機能については、今後もっと現場の運用に沿ったアップデートを行い、スタッフがスマホから申請したシフト希望（希望休）を、店長が店舗の状況に合わせて調整をすることで、皆がもっと働きやすい職場になるようにしていきたいと考えています。

今回のプロジェクトには、給与業務を代行するシェアードサービス会社も参画しています。COMPANYへの切り替えが完了してシェアードサービス会社での運用が軌道に乗れば、給与計算の自動化に伴う生産性向上も実現できると期待しています。

村田様：
グループ人事に向けた本格的な運用はこれからですが、COMPANYを導入したことで、子会社を含めた人的資本を活用していく基盤ができたという手応えがあります。

またCOMPANYでは細やかな設定ができるのですが、この設定のためには各子会社の実態を把握する必要がありました。全社共通のプラットフォームとしてCOMPANY導入を進める過程で、本部と子会社とのコミュニケーション量が増え、連携が深まっていると実感しています。これは副次的な効果ではありますが、グループ人事の施策を立案・実行していくうえで、各店舗の状況をより深く知り、連携しやすい関係性ができたことは大きな前進だと思います。

 

――特に気に入っている点や、活用していきたい機能等はありますか。

加美長様：
シフト管理において、特定の曜日や時間帯の手当を割増にするという店舗の要望を実現できました。たとえば新規店舗オープン時や繁忙期等、人手が不足している曜日や時間帯の待遇を変えることで、パート・アルバイトの採用や、過不足のないシフト調整に役立てたいと考えております。こうした柔軟なシフト管理は、グループ全体の生産性向上に繋がると期待しています。また、COMPANYはシフト希望と勤怠管理がダイレクトに連携しており、一気通貫で管理できる点も魅力に感じています。

また、当社では本部にコールセンターを設置し、店舗の受電代行業務を行っています。お客様からのお問い合わせやご要望をお聞きし、内容に応じて対象店舗のスタッフにインカムで取り次ぐ流れになっています。COMPANY導入後は本部でも店舗の勤務シフトを確認できるようになったので、今後コールセンターの取り次ぎにも活用していきたいですね。店舗の勤務シフトがパッと見られることで、お客様からの電話を勤務中の従業員にスムーズに繋げることができるようになると考えています。

店舗スタッフからは、確定した勤務シフトや、有給休暇の残日数をスマホでいつでも確認できるようになったことが喜ばれています。

村田様：
COMPANY導入後は、Works Human Intelligenceさんのコンサルタントの方にサポートしていただきながら、設定更新や機能追加を進めています。導入後もどんどん色々なことができるようになり、進化させていけるところもCOMPANYの魅力の一つかもしれませんね。

 

今後の展望 データに基づいた人的資本マネジメントの実現を

――今後、どのようなことを目指しておられますか。

加美長様：
事業子会社と機能子会社への導入が完了した段階で、導入フェーズとしては一旦の区切りとなります。今後は、子会社や店舗での運用を軌道に乗せて人事データ基盤を整備し、グループ人事戦略に活用していきたいと考えています。

本格的な活用フェーズに入るのはもう少し先になると想定していますが、まずはCWSを活用して子会社の人材情報の収集・蓄積を進めていく予定です。収集した人事情報は各子会社でも活用することができるので、人事データの分析や共有に便利なダッシュボード機能も利用できるようになると嬉しいですね。

また人事部としては、グループ人事を推進する上でタレントマネジメントにも力を入れていく方針です。COMPANYに子会社を含む全従業員の人事情報を蓄積し、各子会社の社長や部門長にヒアリングした定性情報とかけ合わせることで、データに基づいた人材配置や人的資本マネジメントを実現できるようになると思います。

※本記事は2025年2月時点の内容です。

 

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