COMPANYで後継者管理を推進。
サクセッションプランや面談記録の可視化をシステムで実現する方法とは

写真右から：執行役員　人事部長　酒井 哲也 様、人事部　ES向上推進室　室長　飯田 雄也 様

後継者の指名から後継者育成プランの作成までをサポートする「後継者管理」 機能

―― トピー工業様では、COMPANY Talent Management の「後継者管理」「社員プロファイル検索」「タレントボ ード」機能を利用されて後継者管理業務を実現されていると伺いました。どのように後継者管理業務をされているのでしょうか。

飯田様： 
当社の後継者管理で管理するポジション数は100程度あります。本社でいうと、社長以外の役員～室長レベルまでが指名の対象です。本社以外では各事業部の事業部長や製造所長、部長、さらに関係会社の社長も対象となります。（以下、青色部分が対象者）

 

 

＜指名者と対象ポジション＞

 

※1 自身の後継者（自部門の部門長）と自部門の各室長 
※2 自身の後継者（自事業部の事業部長）と自事業部に属する副事業部長、事業部部長、製造所所長、ならびに当該事業部と同セグメントに属する関係会社社長 
※3 自身の後継者と、各役員が管掌する部門の部門長（部門長の数は管掌する部門の数で変動）

 
飯田様： 
候補者を入れるグループを、すぐに配置可能な第1候補グループ、教育・経験後に配置可能な第 2候補グループ、長期的な育成対象とする第3候補グループの合計3つ用意しています。毎年10月頃に現職者による指名と人事部長による指名を実施し、現職者と人事部長で打ち合わせを行って最終的な一案に絞るという運用を実施しています。

 

 

 

――現職の方と人事部長様の双方で指名を実施し、それを基にすり合わせをされるのですね。現場と人事部門の相互理解を深められる運用だと感じました。次に、実際にCOMPANYを利用した指名の流れについて教えていただけますでしょうか。

飯田様： 
まず、当該ポジションのディスクリプションシートを記入し、次に「社員プロファイル検索」機能もしくは「タレントボード」機能を使って、後継者候補を探します。社員プロファイル検索では、これまでの異動歴や技能資格等の基本情報だけでなく、直近2年間程度の人事考課情報や、TOEIC点数・中国語スキル等も確認（グローバル展開をしているため）します。タレントボードでは自部署の「等級／年代別ポートフォリオ」等を見ています。タレントボードはスタッフの分布や人員構成といった全体感が把握できるため、長期的視点での後継者管理がしやすい点がメリットだと考えています。候補者が決定したら、候補者を第1候補グループ～第3候補グループ へセットし、最後に選択理由と今後の育成計画（レビューシート）を記入して完了です。

 

 

＜ディスクリプションシート記入＞ ※トピー工業様のディスクリプションシートではございません

＜社員プロファイル検索を利用した後継者候補者サーチ＞ ※トピー工業様のデータではございません 

 

 

＜タレントボードを利用した後継者候補者サーチ＞ ※トピー工業様の画面ショットを加工した画面です 

表示範囲（年代や等級）を自身で変更することができます。
 

 

＜後継者指名機能からの指名＞ ※トピー工業様のデータではございません 

＜レビューシート機能にて、指名理由、育成計画等を記録＞ ※トピー工業様のデータではございません

 

飯田様： 
現職者も人事部長も同じように指名を実施し、両者の指名が固まったら、現職者と人事部長で打ち合わせを行って一案に絞り、COMPANY Talent Management上に情報として履歴管理しています。

「後継者管理調整」機能は、現職者と人事部長で行った打ち合わせで決定した内容を人事部長の指名案に反映させ、確定内容を管理するために利用しています。なお、本機能はもともと「後継者管理」の機能にはなかったのですが、当社では必要な機能であったため、当時の担当コンサルさんへ機能拡充を提案し、標準搭載していただいた機能の1つです。

後継者を指名する際は、今後の育成計画と併せてCOMPANY Talent Managementへ入力することで、異動案作成時の重要な参考情報としています。各部署の最低必要人数・育成要員数等のKPIを決め、 後継者管理情報を見ながら配置を決定していますが、この業務が、配置をシミュレーションできるような機能を使うことで楽になるとより良いなと思います。 

定性情報の収集・共有に活用できる「面談管理」機能 

――「面談管理」はどのようにご利用いただいているのでしょうか。また、機能利用の背景について教えてください。 

飯田様： 
主に人事部が従業員と面談をする際に利用しており、 

・退職希望者との面談 
・中途／新卒社員の入社後フォロー面談 
・2年に1度の全スタッフを対象としたキャリア面談 
・突発的なフォローのための面談 

等の結果を入力しています。

「面談管理」の機能を活用しようと思ったきっかけは、これまで人事部の担当者が各自で面談結果を管理しており、情報の共有化がされていなかったことです。各自のPCで管理されていたり、ファイルサーバーで管理したりと一元管理できておらず、形式についてもExcelやWord等統一されていなかったため、煩雑化していました。

また、ファイルサーバーで管理する場合は、面談内容の登録・参照をCOMPANY Talent Managementの共通権限のように細かく制御できないといった課題があったため、COMPANY Talent Managementの「面談管理」の機能を利用することにしました。 

＜トピー工業様における面談メニュー＞ ※トピー工業様のデータではございません 

飯田様： 
現在、当社で管理している面談は7種類あります。メニューの表示は共通権限によって制御しており、人事部全員がすべてを登録できるわけではなく、人事部員の業務範囲や等級によって表示されるメニュー内容が異なります。 

 

＜面談結果入力画面：例 採用者面談＞ ※トピー工業様のデータではございません

 

＜面談結果検索画面：例 キャリア面談＞ ※トピー工業様のデータではございません 

飯田様： 
面談検索画面でも、登録画面と同様に共通権限によって閲覧可能な情報の範囲を制御しています。たとえば退職希望者面談は人事部員の中でも幹部社員しか見られないようになっています。

また、面談結果の検索画面では、勤務地、等級、セグメント（事業部）等のタグを使うことで、検索機能で当該従業員を探しやすくしています。「面談管理」機能については、非常に簡単で使い勝手の良い機能だと感じています。シンプルだからこそITリテラシーがそこまで高くない担当者でも利用できる機能だと思いますね。

 

――ありがとうございます。
今後のさらなる活用に向けてCOMPANYへ期待されることがございましたらお聞かせください。 

飯田様： 
退職傾向や高パフォーマンス者の傾向を掴むために、蓄積された自己申告／面談結果等を有意義に使いたいと考えているので、テキストマイニングのような機能や、予測機能（退職者予測やハイパフォーマー分析等）、さらに戦略人事には不可欠と考えているBI（Business Inteligence）機能が強化されると良いなと思います。

人事部が面談結果を見ながら主観で把握していく傾向と、それとは別の角度でシステムからサジェストする傾向の双方があるといいですね。 

 

 

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※本記事は2021年8月時点の内容です。

 

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