福井県 あわら市

左より： 総務部 総務課 主事 伊藤 祥恵　様
総務部 総務課 主事 西野 広恵　様
教育委員会 教育総務課 主査 青木 郁未　様
総務部 総務課 主任 山本 浩太　様

導入の経緯会計年度任用職員制度、共済組合制度による業務負荷の増大に早急な打ち手を

――まず、COLを導入することになった経緯をお聞かせください。

青木様：
あわら市には約250名の会計年度任用職員がおり、総務課では1～2名の職員で勤怠・給与のとりまとめ業務にあたっています。2020（令和2）年4月から会計年度任用職員制度が開始され、非常勤職員の勤怠や給与管理が複雑化したことにより、関連業務が煩雑になり、作業量も増大していました。

加えて、2022（令和4）年10月から共済組合制度の適用拡大が実施されることになり、総務課の負荷がさらに重くなることが見込まれました。そのため、少しでも早く会計年度任用職員の管理業務を効率化させる必要がでてきたのです。これまで会計年度任用職員の人事・勤怠・給与管理を2種類の既存システムと複数の表計算ソフトを用いて実施していましたが、この運用方法に限界を感じ、人事・勤怠・給与計算を一括管理できる新システム導入の検討を決定しました。

採用の理由豊富な機能、頼りがいのあるサポート、そして何より3ヶ月の短納期

――新システムはどのようにして探されたのですか。

青木様：
まずは県内外の近隣市町に問い合わせて、会計年度任用職員の人事管理（採用・退職等）・勤怠・給与管理の方法や使用しているシステムについて情報収集を行ったり、インターネット検索でどのようなシステムがあるか探すところから始めました。

 

――近隣自治体様へのお問い合わせもされたとのことですが、近隣自治体様と同じ製品ではなく、COLを選んでいただいた理由はどのようなことでしょうか。

青木様：
私たちが求めていた要件として「勤怠情報を基に時給計算ができること」「共済組合や退職手当の制度に対応できること」等がありました。近隣自治体がすでに使っているシステムであれば、やはり安心感がありますので参考にしたいと考えましたが、どのシステムでも私たちが求めている要件を満たしきれず諦めざるを得ませんでした。

また、インターネットで検索できるシステムは民間向けに作られているケースが多く、共済制度や退職手当制度等公務員向けの仕様にはなっていないものがほとんどでした。さらに、職員数が1,000人を超えるような企業を対象にしている等、あわら市のような小規模自治体では、対応不可であったり大幅なカスタマイズが必要だったりという状況でした。 それだけに、Works Human Intelligence（WHI）さんに連絡を差し上げた際も不安だったのですが、丁寧に話を聞いてくださって、ありがたかったです。

他システムとの違いとしては、「総務課以外にも出退勤管理の操作権限を付与できる」「複数の所属で兼務している会計年度任用職員も管理できる（マルチパーソン機能）」「勤怠情報と連動して時給計算ができる」といった必要な機能が欠けることなくすべてそろっていた点が大きかったです。

また、他の所属の担当職員でも簡単に操作ができるシンプルな操作性も高評価でした。使用方法の問い合わせを多く受けるようでは、負担増になってしまいますからね。 さらにシステムの構築期間が3ヶ月と短期間だったのも、運用開始までの期限がある中では決め手のひとつになりました。

実際の導入にあたっても、遠方から何度も足を運んでいただいたり、Web会議も毎週のように設けていただいたりと、まめに対応してくださってありがたかったですね。

導入の効果煩雑な作業と人的ミス、精神的な負担等、作業負荷1/10まで削減を実感

――COLの導入で、どのような効果を感じていらっしゃいますか。

山本様：
利用者の皆からは「楽になった」という声を聞いています。単純に「作業時間が減って楽になった」のもありますが、なにせ「気持ちが楽になった」のが大きいようです。これまでは表計算ソフトを使っていたので、自分たちの手作業によってミスが起きてしまいかねない、気を付けなければという緊張感がありました。

たとえば、休暇の残日数の管理、勤務条件通知書と時給の適合性、時間外の割増率の適用等、用途に合わせていくつもソフトやデータが存在していました。「この情報はこちらのデータのここのセルに入力する」といった具合に、担当者が知識を頼りに入力せざるを得ない部分があり、常にミスに気を配る必要がありました。ミスがあれば間違った給料を払ってしまうことになります。

今はCOLが自動計算してくれるので、こうしたミスに気を配る必要がない、安心感があってうれしいといった声を聞いています。総務課の作業負荷についても、COL導入前と比較すると、これまでの1/10くらいまで抑えられているのではと実感しています。

製品そのもの以外に、WHIさんのサポートも心強かったですね。私はCOLの導入決定後に総務課へ配属されました。当初は会計年度任用職員という言葉もわからなかったのですが、WHIさんの豊富な知識に助けていただきました。COLや他システムのことはもちろんですが、会計年度任用職員制度自体に精通していらしたので、大変頼もしかったです。

青木様：
私がCOLの中で気に入っているのは、「ユーザーチェンジ」機能です。これを使うと問い合わせに対応する際に便利なんです。それぞれのユーザーに付与されている権限によって、できる操作はもちろん画面の見た目も異なります。ユーザーチェンジ機能を使って、システム上で一時的に「問い合わせした職員」になり替わることができ、同じ画面を見ながら説明できるんです。これがすごくありがたいです。

他にも、私たち独自の運用方法、たとえば期末手当や退職手当負担金の計算に独自の方法を取っているのですが「できません」と投げ出さず、できる範囲でのシステムの設定変更や、既存の機能を使った代替案の提示等、対応してくださるので助かっています。 経験豊富で様々な事例を持っている点もよかったです。やりたいことを相談すると、WHIさんから「他の自治体はこういう風にしてますよ」と、他の事例を紹介してもらっています。

今後の展望人事データ活用や年末調整等、活用の幅を広げていきたい

――最後に、今後の展望や目指したい姿をお聞かせください。

青木様：
会計年度任用職員は出入りが激しく、既存のシステムと表計算ソフトでは現状の人数や勤怠条件等を正しく、スピーディに把握するのが困難でした。今ではすべての情報がCOLに一元管理されていますし、必要な情報を欲しい切り口で瞬時に表示してくれます。

また、COLの年末調整機能も気になっています。今はまだ使えていませんが、いずれ、この機能でさらなる事務作業の負担軽減が見込めるのではと期待しています。


山本様：
私たちの部署は市役所内でも特に時間外勤務が多く、その縮減が喫緊の課題でした。COL導入1年目でもかなり改善を図ることができましたが、今後も新たな機能の活用等により、他部署も含めた更なる時間外勤務の縮減、働き方改革を進めていきたいと考えています。
 

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