東京近郊で28の医療施設を運営する桐和会、統合人事システム「COMPANY」導入で給与計算にかかる入力作業を1/3に

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株式会社Works Human Intelligence（本社：東京都港区、代表取締役最高経営責任者：安斎富太郎、以下 WHI）は、医療法人社団桐和会（本部：東京都江戸川区、理事長：岡本和久、以下桐和会）が統合人事システム「COMPANY」の利用を開始したことをお知らせします。

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会社概要・採用の背景

桐和会は「あんしん」と「まごころ」をスローガンに、人にやさしい真に頼れる医療とリハビリ、介護ケアを実践する医療法人です。東京近郊で28の医療施設、33の介護・保育施設を運営し、グループ全体で約4,000名の従業員が勤務しています。これまで桐和会では、従業員の人事情報が複数のシステムや表計算ソフトに分散しており、情報管理が複雑化し、非効率なオペレーションが発生していました。この課題解決のため、人事管理、給与計算、勤怠管理、ワークフロー、情報照会といった幅広い業務領域をカバーする統合人事システム「COMPANY」の導入を決定。同シリーズ内で人事データを一元化することにより効率的で迅速な業務運用を実現しました。

導入効果

① 病院ならではの勤務形態に対応した勤怠管理が可能に

桐和会では医療施設の夜勤に2種類あり、通常の夜勤に加えて、新規配属者が現場に慣れるための「見習い夜勤」が存在します。手当額が異なりますが、従来の勤怠システムは2つを区別して勤務状況を把握できなかったため、「見習い夜勤」を行った従業員を人事担当者が把握し、手入力で給与へ反映させる必要がありました。他にも、病院に出勤はしないが緊急の電話にいつでも対応できるよう待機する「オンコール」の当番や、勤務時にとった食事の回数等、手当金額に関係する情報を勤怠システム上で管理しきれず手動での連携が発生していましたが、「COMPANY」により必要な勤務関連情報の一元管理が可能に。勤怠データは給与システムに自動連携されるため、運用が大幅に効率化されるとともに、ヒューマンエラーも減少しました。

② コロナ禍で支給が決定した手当もスピーディに対応

桐和会では、2021年に医療従事者へコロナウィルス手当の支給を実施しました。従来、給与計算の内容を変更する際には、手当を1種類追加するだけでも1ヶ月前にシステムベンダーに連絡して修正依頼をする必要がありました。「COMPANY」は人事担当者が自ら設定を柔軟に変更することが可能なため、支給金額の決定後、迅速にシステムの設定変更とテストを実施。変化の激しい状況の中でもスピーディに対応し、必要な手当を必要なタイミングで支給することができました。

③ 給与計算にかかる入力作業が1/3に

これまでは給与計算に必要な情報を給与システム内で管理しきれておらず、毎月表計算ソフトにあるデータ（例：寮・社宅情報）を人事担当者が手入力していました。また新規採用時や異動・昇格時には、人事情報の登録を行うシステムや承認を行うワークフローシステム等、複数のシステムにまたがる処理が必要だったため、1名の採用・異動・昇格ごとに各システムへ同内容の入力作業を3回ずつ行う必要がありました。「COMPANY」なら、1度の入力で関係者の承認、人事情報の登録、給与反映すべてを行うことが可能に。入力作業を3分の1に削減し、効率化を実現しました。

【「COMPANY」画面イメージ】

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▲現場部門からの異動申請も「COMPANY」で。承認された後は、手入力なく自動で人事情報へ登録。

桐和会からのコメント

「COMPANY」導入により、複数システム・複数ファイルに分散していた人事情報を一元化し、自動連携することで煩雑化した作業やオペレーションミスを削減できました。

コロナウィルス対応に関する手当支給が突然決定し、給与支給の2週間前に手当金額が決まることもありましたが、担当者自らで給与の設定・変更ができ、検証するための環境もあるため、スピーディな対応ができています。更に、給与制度の改定といった大規模な変更もベンダーへ依頼するよりも短期間で対応でき、生産性の向上へ繋がっています。

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桐和会　管理本部人事部

WHIは、今後も幅広い人事業務をカバーし、柔軟に活用可能な「COMPANY」の提供を通じて、大手法人の業務効率化や変化へのスピーディな対応を支援してまいります。

統合人事システム「COMPANY」について

「COMPANY」はWHIが提供する大手法人向け統合人事システムです。様々な業種業態のお客様、約1,200法人グループへの導入実績があり、ERP市場人事・給与業務分野シェアNo.1※の製品です。
企業環境の変化に対応するための標準機能の強化を、定額保守料の範囲内（無償バージョンアップ）で行うことで、大手法人の人事業務効率化、ITコストの見える化に貢献いたします。
https://www.works-hi.co.jp/products
※2019年度　ERP市場 - 人事・給与業務分野：ベンダー別売上金額シェア　出典：ITR「ITR Market View：ERP市場2021」

医療法人社団桐和会Webサイト https://towakai.com/

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