システム統合で丸一か月を要する業務が3日程に。
戦略的人事への足掛かりへ

 

――まずは、皆様のご所属やご担当、COMPANYにどのように携わられているかを教えてください。

圓山様：
私と飯田は人事総務部人事課に所属しております。人事課では採用や研修、労務管理などを担い、COMPANYの運用も行っています。COMPANYの日々の運用は飯田に任せていますが、私も課全体を統括する立場として導入時から携わっています。

飯田様：
私は労務管理のメイン担当として業務をしています。COMPANYの導入にあたっては取りまとめ役として進捗管理などを行いました。現在は他メンバーと6名で、日々の運用を行っています。

COMPANYのご利用状況

――現在のCOMPANYのご利用状況を教えていただけますか。

圓山様：
2024年10月にCJK、CWS、CSR、HPM、CTMの導入が完了し、運用開始となりました。当グループの基幹である株式会社サイサンと国内のグループ会社に順次展開し、現在はグループ5社を含む約1,800名の従業員データをCOMPANYで一元管理しています。

飯田様：
HPMに関しては、新卒・中途の正社員やパートナー従業員などを含めて年間120名程度（毎月15名程度）の入社手続きに利用している状況です。

 

月半ばの数日間は「修羅場」に。システム分断が招く多大な業務負荷に危機感

――COMPANYを導入することになった背景には、どのような課題があったのでしょうか。

飯田様：
COMPANY導入前は、人事関連の各種システムを個別に導入・運用しており、システム間の連携がなされていませんでした。勤怠、給与、申請ワークフロー、タレントマネジメント、経費精算など、それぞれにシステムが存在し、従業員も管理側も複数のシステムを行き来する必要がありました。
データが連携されていないことで、私たちは必要なデータを各システムから取り出しては手作業で転記する、という煩雑な運用を続けていました。その結果、転記ミスや入力漏れが頻発し、そのリカバリにも毎月かなりの工数を費やしていたのです。

また、業務が属人化していたことにも危機感がありました。各担当者の記憶頼りで管理しているような状態でしたから、誰か一人でも不在になれば業務が立ちゆかなくなる。そのようなリスクを抱えながら、メンバー6名で約1,800名分の人事・給与管理を行っていました。

 

――特にどのような業務の負荷が大きかったのでしょうか。

飯田様：
特に苦心したのは、毎月の給与計算に向けた申請処理です。異動が多い会社なので、通勤経路の変更が月に約50件、住所変更や扶養変更も30〜40件ほど発生します。例えば従業員が引っ越すと、「住所変更の登録」「通勤経路の再入力」「住宅手当の変更」「社宅費用の計算・登録」といった作業を一度に行わなくてはなりません。

当社では、10日までにあがってきた申請は15日までに処理し、20日の送金に間に合わせる必要があります。処理後の総チェック作業を含めると、1ヶ月を通して常に何かしらの対応に追われ、月半ばの数日間はまさに「修羅場」のような状態でしたね。

また勤怠管理も煩雑で、締め日後に未入力者を洗い出して連絡し、自動計算ができない部分は表計算ソフトで計算した上で給与データに反映する必要がありました。

圓山様：
飯田が話した通り、人事システムが分断されていたことが一番の課題でしたね。当時はタレントマネジメントの専用システムも導入していましたが、人事の基幹システムとは連携しておらず、月に1〜2回、人事側のデータを引っ張ってきて手動で反映する運用でした。異動があっても情報更新でタイムラグが発生したため、「自分の所属はいつになったら反映されるのか」と従業員から問い合わせが入るような状況だったのです。

また、基本的な社員情報は管理できていたものの、その先の「人材をどう育成し、どう配置していくか」といった視点で十分に活用できているとは言えませんでした。加えて、タレントマネジメントに関してはグループ会社を含めた人材管理ができておらず、経営層からは「グループ全体で人材を見える化したい」という声もあがっていました。

こうした状況から、システムが分断された状態での運用に限界を感じていたため、人事情報を一元管理し、リアルタイムで活用できるしくみが必要だと考えていました。

 

執行役員　人事総務部 部長　松本　丈太郎　様、人事総務部 人事課　木村　祐也　様

選定の理由独自の人事規定に合わせた柔軟なカスタマイズが可能。法改正への自動対応も決め手に

――COMPANY採用の決め手はどのような点でしたか。

飯田様：
COMPANYを選んだ一番の理由は、標準機能が豊富で、しかも自分たちで柔軟に設定変更ができる点です。他社のシステムだと、先に仕様を固めて、変更があれば都度ベンダーへ開発してもらわねばならないケースが多くありました。当社は独自の手当や規定が多く、走りながら運用方法をブラッシュアップしていく会社なので、柔軟に設定変更ができないシステムはフィットしません。

COMPANYなら、運用しながら少しずつ手を入れていけます。実際、今も毎月のように調整を加えていますが、スムーズに運用できています。この点が特に当社のスタイルに合っていたと思います。

もう一つ大きかったのが、法改正の際に自動でアップデートされる点です。以前使っていたシステムでは法改正があっても案内がなく、自分たちで情報を取りに行って「これは対応が必要か」「システムでどう反映するのか」を判断しなければなりませんでした。対応が漏れてしまうこともありましたね。COMPANYは法改正に無償で対応してくれるので、運用面・コスト面でも安心できます。

圓山様：
時代の変化に合わせてシステムも変えていくとなると、どうしても大掛かりな改修が必要になります。実際、当社で導入している営業系基幹システムでも改修のたびに莫大な開発コストや工数がかかっており「人事システムでも同じことが起こるだろうな」と予測していました。

既存システムをもう少し使うべきという声もありましたが、大規模な改修を重ねるより、早い段階で柔軟性の高いCOMPANYに切り替えようという判断に至りました。

また、ホールディングス化のタイミングと選定時期が重なっていたことも影響しましたね。当時はまだ、最終的にどのような組織体制になるのか見通しが立たない状況だったため、ホールディングス化している企業での導入実績が豊富なCOMPANYであれば、多少体制が変わっても対応できるだろう、という安心感がありました。

もし柔軟性の低いシステムを選んでいたら、途中で立ちゆかなくなっていたでしょう。その意味でも、COMPANYを選んだ判断は正しかったと思います。

導入の効果給与計算の工数・ミスが激減し、他業務にも注力できるように。パートナー従業員の契約更新もスムーズに進行

――COMPANYを導入して実感されている効果や率直な感想を教えてください。

飯田様：
COMPANY導入後は、「このデータをアップしなきゃ」「次はこれを反映しないと」と給与計算関連の業務に追われ続ける感覚がなくなりました。人事情報や申請データが連携されているので、申請内容をチェックすれば、そのまま最新の情報が給与に自動反映されます。

その結果、以前のように15日までに必死でデータを整える必要がなくなり、給与計算に集中するのは締め直前の3〜4日程度。それ以外の期間は、他の業務にもしっかりと取り組めるようになりました。

また、データ連携のおかげで転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが格段に減りました。時間の余裕ができたことで、これまで見落としていた細かい部分にも目が届くようになり、このまま改善が進めばヒューマンエラーもゼロにできそうだなと思っています。

従業員にとっても、利便性が大きく向上しました。申請や勤怠、給与明細、年末調整などの入り口がCOMPANYに一本化されたことで、すべての手続きを手間なくスムーズに完結できます。

 

――新卒・中途採用や雇用管理ではHPMとCWSをご利用いただいていますが、導入後にポジティブな変化はありましたか。

飯田様：
最も効果を感じているのは、パートナー従業員の雇用契約更新ですね。約230名のパートナー従業員に対して毎年10月に一斉更新をかけるのですが、以前は営業所ごとにリストを作って上長に面談依頼を出し、結果を表計算ソフトでまとめ直すという流れで、契約書の作成から承認、署名捺印まですべて手作業でした。そのため、更新手続きが11月や12月まで終わらなかったんです。

今年の更新手続きからHPMとCWSを使っていますが、非常にスムーズに進んでいます。上長や本人に契約更新の可否をCWS上で一斉に依頼でき、どこで承認が止まっているのかも一目で分かります。転記ミスに起因した更新漏れもなくなり、未回答の方へのフォローもすぐにできるようになりました。契約書の発行もHPM上で一括管理できるので、10月中に全員分の更新が完了できるかもしれない、という手応えを初めて感じています。

 

人事総務部 人事課　飯田　麻里子　様

 

――タレントマネジメント領域についても伺わせてください。CTMを導入して、どのような効果を感じていますか。

飯田様：
情報がリアルタイムで更新されるようになったことですね。以前のシステムだと月に1回、多くても2回しか更新できず、そのたびにデータをまとめたり加工したりして取り込まねばならず、一日がかりになることもありました。CTMに切り替えてからは、発令情報や個人情報が人事の基幹データと連動して、そのまま自動で反映されます。タレマネ用に何か特別な作業をする必要がなくなり、更新作業を意識すること自体がなくなりました。

 

――COMPANYで気に入っている点や機能があれば教えてください。

飯田様：
私が一番気に入っているのは「社員情報検索」機能です。必要な情報をピンポイントで抽出できるので、データ加工の時間が大幅に短縮されました。たとえば給与データに違和感があった場合は、社員情報検索で対象者を抽出して詳細を調べられるため、チェック作業も非常に楽になっています。

特に2024年の定額減税の対応時には、この機能が本当に役立ちました。対象者の抽出や金額確認もスムーズにでき、短期間で正確に処理できたんです。タイムリーにCOMPANYを導入してよかった、と自分を褒めたくなりました。

圓山様：
私自身は日常的に操作する立場ではありませんが、社員情報検索で必要な情報をすぐに取り出せる点は非常に便利ですね。以前は担当者に確認しないとわからなかった情報も、検索機能を使えば自分で確認できるので、従業員から私に直接問い合わせが来た際にもすぐに対応できるんです。必要な情報にすぐアクセスできることも、COMPANYの大きな強みだと思います。

 

人事総務部 人事課　課長　圓山　一博　様

今後の展望COMPANYを基盤にグループ全体の人事情報を見える化し、戦略的な人材配置を推進したい

――今後の人事部門としての取り組みや、展望について教えてください。

圓山様：
COMPANYを導入してからまだそこまで時間は経っていませんが、従業員も慣れてきて給与計算や入社手続きなどの運用は軌道に乗り始めています。今後は、人事評価やグループ会社への出向社員の管理など、後回しにしていた課題に取り組んでいきたいですね。特に、グループ会社に対する請求業務や賞与計算はまだ表計算ソフトで計算している部分が多いので、COMPANYで自動化できればと考えています。

タレントマネジメントに関しても、CTMを活用し、国内外のグループ会社を含めて一人ひとりのスキルの見える化や戦略的な人材配置を推進していきたいです。

飯田様：
経営層から特に期待されているのは、グループ全体で人材情報を一元管理できるようにすることです。今後はCOMPANYを駆使して取り組みを進めていきたいと考えています。また、ホールディングス化したことで、グループ各社の人事・給与業務をまとめて担う「シェアード化」も想定されますが、COMPANYなら柔軟に対応できると期待しています。

※本記事は2025年8月時点の内容です。
 

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