年間9,000名の入社手続きを電子化。
約5,000万円ものコスト削減へ

写真左より：グループ人事本部 人事管理部 人事情報室 木下 夏季　様、室長 和田 洋子　様、グループAI・DX本部 ビジネスITアーキテクト部 ガバナンスDX室 中島 希紗　様

 

――まずは、皆様のご所属やご担当、HPM導入にどのように携わられているかを教えてください。

和田様：
私と木下はグループ人事本部の人事情報室に所属しております。人事情報室では人事システムに関する保守・運用や企画を担っていて、COMPANYの主管部署となっています。

私は2019年からCOMPANYを軸とした人事BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）の企画推進を担当しています。その一環でペーパーレス化プロジェクトにも取り組んでおり、HPMの選定・導入に携わりました。導入後は入社手続きや契約更新でのHPM活用を推進しています。

木下様：
私は2025年4月に人事情報室に着任し、HPMの企画・運用に携わっています。別のグループ会社から異動してきたのですが、その際に自分自身がHPMを使って入社手続きを行っていたため、ユーザーとしてHPMを体験しました。

中島様：
私はIT担当として、2018年から人事領域のシステムを担当してきました。主にCOMPANYシリーズやその周辺システムを扱っており、HPMの導入にも深く関わりました。具体的には、製品の比較検討や、HPMとCOMPANYをどう連携させるかといった設計面の検討、実際の設定作業等を行いました。

COMPANYのご利用状況

――現在のCOMPANYおよびHPMのご利用状況を教えていただけますか。

和田様：
パーソルグループ約30社の人事基盤として、2014年よりCOMPANYのCJKとCWSを利用しています。2021年にほぼすべてのグループ会社でHPMを追加導入し、国内の約500拠点で運用中です。
HPMの利用対象者は、正社員に加えて契約社員や派遣社員等の有期雇用の方々も含まれます。毎月およそ700名、年間では9,000名程度が、入社手続きや契約更新のタイミングでHPMを利用しています。
 

 

 

――長期間ご利用いただく中で、COMPANYの操作性や使いやすさ等、率直なご感想をお聞かせください。

中島様：
COMPANYはグループ各社の状況に合わせて設定を柔軟に調整できるところが良いですね。システムの知識がそれほどなくても設定や運用ができるというのも、COMPANYの強みだと感じています。

和田様：
企画担当としては「こういう設定にしたい」「こんな流れで運用したい」といった要件に沿ったものが実現しやすく助かります。ワークフローの分岐や管理者の設定等も細かくできるところも便利ですね。
何より、グループ約30社で統一的な運用をする中で、共通の運用ルールや体制をきちんと保ちながら、必要に応じて柔軟にカスタマイズができる。その点がCOMPANYの大きな魅力だと感じています。
 

――HPMについては、どのように運用されているのでしょうか。入社手続き業務の流れをお聞かせください。

和田様：
まず、入社前手続きの段階では、CWSで採用条件の申請を行い、承認されると発令が出されます。その情報がCJKに連携され、社員番号やアカウントの確認が行われます。その後、HPMにデータを取り込み、入社予定者に対して雇用契約書や誓約書等の書類を案内し、電子サインをしてもらいます。併せて必要な書類のアップロードもお願いしています。

書類が揃ったら、人事側で内容を確認し、HPM上で承認。入社後にCWSでマイナンバーの申請を行ったら手続き完了、という流れになっています。

グループ人事本部 人事管理部 人事情報室 室長 和田 洋子　様

導入の経緯紙ベースの業務から脱却し、ペーパーレス化を進めたい

――HPMを導入することになった背景や経緯をお聞かせください。

和田様：
もともと人事業務には紙の書類が多く、グループ各社から「ペーパーレス化を進めてほしい」という要望があがっていました。それに加えて、コロナ禍でテレワークが一気に広がったことも重なり、「場所に縛られずに人事業務を進められるような環境整備をしよう」という方針がグループ全体で打ち出されたんです。

また、雇用契約書の電子化が法的に認められるようになったことも、入社手続きのデジタル化を進めるうえで大きな後押しになりました。こうした背景のもと、HPMの導入が具体化していきました。
 

――デジタル化を進める対象領域は、どのように検討されたのでしょうか。

和田様：
まず人事業務で扱っている書類をすべて洗い出し、どの領域からデジタル化に着手すべきかを検討しました。その際、「グループ全体でフォーマットや運用が共通しており、統一しやすいかどうか」「費用対効果が得られるかどうか」という観点を重視しました。

その結果、入社時と契約更新時の雇用契約書のペーパーレス化が最も導入しやすく、効果も大きいと判断しました。

選定の理由COMPANYシリーズで一元管理。CJK・CWSとの情報連携で導入後の運用負荷を最小限に

――HPMを採用した決め手はどのような点でしたか。

中島様：
複数の製品を比較検討した中で、当社の人事業務基盤であるCOMPANYとの連携性の高さが決め手になりました。同じCOMPANYシリーズの一つであるHPMは、既存のCJKやCWSともっともスムーズに情報連携ができるので、導入後の運用負荷を抑えるうえでも非常に重要でした。

和田様：
そうですね。たしかにCOMPANYとの親和性が一番大きなポイントだったと思います。私はCWSの運用企画も担当していますが、以前は入社時に必要な申請/書類が1名につき10種類ほどあって、かなり煩雑な状態だったんです。入社に関する書類のやり取りや個人情報の収集等をHPMに一元化できれば、業務効率が大きく改善できるのではないかと考え、導入を決めました。

グループAI・DX本部 ビジネスITアーキテクト部 ガバナンスDX室 中島 希紗　様

導入の効果約2年で約5,000万円もの業務コスト削減。誤送付等による情報漏洩リスク低減も

――HPMを導入して実感されている効果や率直な印象を教えてください。

和田様：
HPMの導入によって、入社手続きや契約更新にかかる作業工数が大幅に削減されました。入社手続きでは対象者1人あたり約30分、契約更新では上長と人事担当者の業務が約20分かかっていましたが、これらの業務時間が大きく短縮されています。
郵送費や書類保管のための委託料もゼロになりました。それらを含めた全体の費用対効果を試算したところ、2年で約5,000万円相当のコスト削減につながりました。

また、HPM上で提出書類を保管可能となったため、紙の契約書をPDF化してCJKに格納するという業務が不要になり、その業務を担当していた会社には別の業務を新たに委託できるようになりました。直接的な工数削減だけでなく、業務の最適化や再配置にも寄与しています。

他にも、紙では徹底が難しかった期限管理（1か月前までに次の雇用契約書を回収する社内ルール）がシステム上で確実に対応できるようになったことも効果の一つととらえています。

木下様：
ユーザーの立場から感じたのは、なんといっても操作のしやすさですね。HPMは直感的に扱えるので、マニュアルを見なくても迷わずに手続きが進められます。入社時の提出物の状況も画面上で一目でわかるようになっており、抜け漏れの心配がありません。

中島様：
設定作業でもUIが優れていることを実感しました。どこを設定すべきかがわかりやすく、CJKとの連携も簡単な操作で対応できます。システムの専門知識がなくてもスムーズに操作できるところがHPMの大きな魅力だと思います。
 

――実際に使用された各社の人事担当や入社者の方からは、どのような声が届いていますか。

和田様：
グループ各社の人事からは「書類管理が格段に楽になった」「HPM導入をきっかけに、採用から入社後のフローまで見直して業務改善ができた」といった声が寄せられています。

従来、入社者1人あたり80枚もの紙書類を印刷・郵送していた会社もありましたが、HPMですべてペーパーレス化されたことで、誤送付や印刷した個人情報の放置や紛失といった個人情報漏洩リスクが大幅に低減されたと報告を受けています。

数十名分もの紙のやり取りが管理者の負担となっていた契約更新業務についても、HPM導入後は「画面で進捗を確認するだけで済むようになって助かっている」という声も届いています。

入社者の方からも「入社手続きがすべてWeb上で完結できて驚いた」「進んでいる会社だと感じた」といったポジティブな反応を受けています。
 

――紙からHPMへの切り替えはスムーズに進みましたか。社内に浸透させるために取り組んだことがあれば教えてください。

和田様：
HPMへの切り替えは基本的に各社に対応してもらいましたが、想定以上にスムーズに進みました。もともとグループ全体で入社手続きの業務フローが統一されていて、個社ごとの調整がほとんど発生しなかったこともあり、大きな混乱はなかったですね。

導入にあたっては、まず人事担当者向けに説明会を実施し、HPMへの切り替えのタイミングやスケジュール案などをお伝えしました。初回説明から実際の運用切り替えまでには約半年、社内にアナウンスしてからは1〜1.5か月ほどで実運用に移行していただいた会社が多かったです。

また導入前には、WHIさんにご用意いただいた導入検証シナリオを当社向けにカスタマイズし、各社でのテスト運用を1か月から1か月半ほどかけて実施しました。一通り操作してもらったうえで最終確認を行い、希望される会社には初回利用に立ち合ってサポートしました。

導入にあたって問い合わせは一定数あったものの、トラブルに発展することはなく、私たちの支援範囲内でスムーズに運用できています。マニュアルについては、入社者向けと人事担当者向けの双方に対して統一フォーマットを作成しており、必要に応じて各社でカスタマイズしたものを使用しています。

グループ人事本部 人事管理部 人事情報室 木下 夏季　様

今後の展望CWSとの連携強化、AIなど新テクノロジーとの融合など、さらなる機能強化に期待

――今後、HPMにどのようなことを期待されていますか。

和田様：
現在、マイナンバーのデータ収集をCWSを使って実施していますが、HPMで入社前に収集できないか検討しています。入社手続きと同時に一元的に扱えるようになると、運用がよりスムーズになると期待しています。

中島様：
当社のシステム部門は「グループDX本部」から「グループAI DX本部」へ名称変更し、AIを活用して業務を推進する体制に移行しています。HPMをはじめCOMPANY全体に関しても今後はAIや最新技術と連携させながら、より業務効率化や高度化に繋がる活用ができればと考えています。

パーソルグループの人事業務において、COMPANYは欠かせない存在になっています。COMPANYはユーザー会も非常に活発に活動されており、他企業の活用事例や工夫など情報収集させていただくことが多く、とても参考になっています。 今後もユーザー会を通じて他の企業の方々とも情報交換しながら、COMPANYをさらに盛り上げていければと思っています。

※本記事は2025年7月時点の内容です。

導入事例一覧へ