新クラウドサービス「COMPANY 雇用手続管理」を提供開始

製品概要

「COMPANY 雇用手続管理」は、入社予定者との雇用契約手続きや各種提出物の収集など、雇用手続きに関わる業務を支援するクラウドサービスです。スマートフォンやタブレット端末などを介して、オンライン上で入社予定者とのやり取りを行い、入社予定者より収集した情報を社員情報として「COMPANY」に自動連携することによって雇用手続き業務を効率化することが可能です。

高まり続ける雇用手続き関連業務の負荷

現在、日本の非正規雇用者数は年々増加傾向にあります^ⅰ。その一方で、非正規雇用者は正規雇用者と比べて離職率が高い傾向があります^ⅱ。そのため、非正規雇用者が多い企業においては、雇用者による入社・退社の出入りが発生しやすく、雇用手続き業務の負担が大きいという課題があります。煩雑な雇用手続き業務は管理部門や現場部門の工数を圧迫するだけでなく、新規雇用者の迅速な稼働を阻害するなど、企業の営業活動を停滞させるリスクがあります。そこで、ワークスHIは「COMPANY 雇用手続管理」によって雇用手続き業務を効率化し、企業の営業活動と働き方の多様化を促進します。

豊富なユーザー数を持つ「COMPANY」だからこそ実現できる雇用手続き業務の効率化

ワークスHIは、「COMPANY」HRシリーズを利用している1100超のユーザー法人より取りまとめた要望や業務ノウハウにより、雇用手続き業務に関わる課題を次のようにして解決します。

① 入社予定者からの情報収集をペーパーレス化

紙で行う雇用手続き業務は書類作成、印刷、押印、郵送といった無駄が多く、その結果として雇用契約・雇用手続き完了までのサイクルタイムが長くなっていました。また、小売業・サービス業などを中心に、これらの業務の一部を現場で担っていることも多く、店舗などの営業現場の生産性の阻害要因ともなっています。「COMPANY 雇用手続管理」では、入社手続きに必要な情報はマイページから入社予定者が直接入力するため、情報収集の手間を大きく削減することが可能です。また、電子署名機能を実装しているため、入社予定者や法人による雇用契約書への押印も不要です。人事および現場の担当者は各種書類が提出されたタイミングですぐに内容確認に移ることができるため、業務間のタイムラグをなくし、新入社員の迅速な稼働を実現することができます。

② 大手企業の大量かつ複雑な雇用手続きを効率化

毎月多くの入退社が発生する大手企業では、自ずと雇用手続き業務が大量かつ複雑になりがちです。会社、職種、店舗などの属性の違いにより雇用契約書のフォーマットが異なる、誓約書の種類が増える、提出すべき書類が変わるといった事象が発生するため、業務の単純なオンライン化では効率化を実現できません。「COMPANY 雇用手続管理」は、必要な書類を属性に応じて自動判別する機能や、多くの入社予定者を想定したグルーピング機能、大量の雇用手続きも漏れなく処理できる自動督促機能などを提供することで、大量かつ複雑な業務においても効率化を実現します。

③ 人事管理システムへの登録作業を自動化

入社予定者から紙で集めた情報は人事管理・給与計算システムに登録する必要がありますが、入力時に誤りがないようにダブルチェックする、提出された家族情報などを計算に利用できるようにコード化するといった多くの手間が発生していました。「COMPANY 雇用手続管理」では、これらの手間をなくすために、人事システムへの連携用データを作成できます。また、利用している人事管理・給与計算システムが「COMPANY 人事・給与」であれば、雇用発令や個人情報機能へのシームレスな連携を実現することもできます。

ワークスHIは、これからも顧客の声や業務ノウハウをもとに社会の変化に合わせたソリューションを迅速かつ的確に提供することによって、企業の営業活動と働き方の多様化を促進してまいります。

ⁱ 2019年労働力調査（総務省統計局）　^ⅱ平成30年雇用動向調査結果の概況（厚生労働省）