ヤマハ発動機グループの入社手続を電子化し、工数約65％削減とミス解消を両立

プロジェクトサマリー年間3,000名の入社手続・契約更新を電子化。工数65%削減とノーミス運用を実現

本プロジェクトにおける主な導入成果は以下の通りです。

Before

入社予定者1名あたり、 人事が 132分 かけて紙を処理し、 手作業 でシステム入力。

After

入社者情報処理時間が 47分に短縮。 工数を 約65％削減 達成。

COMPANY が生み出したValue

二重入力・手書きミスを完全に解消。年間740円/件の郵送コストもゼロに

主な導入製品

COMPANY 人事・給与（人事管理・給与計算）

• COMPANY Web Service（身上変更ワークフロー・人事考課）
• COMPANY 就労・プロジェクト管理（勤怠管理）
• COMPANY Talent Management（タレントマネジメント）
• COMPANY Identity Management（様々なシステムのアカウント情報を一元管理）
• COMPANY 雇用手続管理（雇用手続き）

導入前の課題年間3,000件の「紙の山」と手作業による業務限界

54,000名以上の従業員を抱えるヤマハ発動機グループ様では、正社員から期間従業員を含め、年間で約3,000名の入社手続・契約更新対応が発生。従来、これら膨大な数の手続きはすべて「紙」を介して行われており、運用は限界を迎えていました。
 

草積様：

入社予定者お一人につき約30枚の書類を郵送し、入社者様は約60分かけて手書きで記入。返送された書類を人事がチェックし、不備があれば個別に連絡した上で、その内容を「COMPANY 人事・給与」へ手作業で入力していました。1名あたりの対応時間は合計132分にも達しており、多い月には70名を超える入社者様の情報を処理する現場は、登録誤りなどのヒューマンエラーのリスクを常に抱えていました。さらに、1件あたり740円かかる郵送代も、グループ全体では無視できないコストでした。

選定の理由人事給与システムとの親和性と、大規模運用を支える合理的なコスト構造

入社手続きの電子化にあたり、同社が最も重視したのは、約25年利用している「COMPANY 人事・給与」との親和性です。
 

海野様：

他社システムを検討した際、懸念となったのはデータの加工や再投入の手間です。人事・給与と同一シリーズである「COMPANY 雇用手続管理」であれば、情報の二重入力が不要で、シームレスな連携が可能でした。また、料金形態も大きな決め手となりました。登録人数に応じた固定費ではなく、実際の利用件数に応じた「従量課金制」であったため、年間3,000人規模のデータをシステム内に保持し続けたいという私たちのニーズに対し、非常に合理的な投資判断となりました。

導入プロジェクト現場に寄り添う個別フォローと、自社設定によるノウハウ蓄積

導入プロジェクトは、異動管理課だけでなく他部署からもメンバーを募り、「一つのチーム」としてスタートしました。同社が特にこだわったのは、現場を置き去りにしない丁寧な合意形成です。

全社一律の説明会で済ませるのではなく、各部門へ個別にヒアリングを行い、オンラインでのデモンストレーションを実施。現場の懸念を一つひとつ解消しながら、検証を繰り返しました。また、設定作業を外部に任せず、担当者2名が「基本設定ガイド」を参照しながら自社で構築しました。自らシステムを組み上げることで仕様への理解が深まり、稼働後の柔軟な運用やトラブル対応を可能にする基盤が社内に築かれました。

導入の効果1名あたり85分の工数削減と、オフィスから消えた「紙」

2024年8月の「COMPANY 雇用手続管理」稼動開始後、入社手続きの風景は一変。これまで132分を要していた1名あたりの対応時間は47分へと短縮され、約65％にあたる85分の工数削減を実現。入社者もスマートフォンやタブレットから場所を選ばず入力できるようになり、手書きの負担から解放されました。

オフィス環境への効果も顕著です。オフィスから大量の紙書類と保管スペースが消え、郵送代コストもゼロに。何より、本人入力データが直接「COMPANY 人事・給与」へ連携されるため、生年月日や氏名などの入力ミスが完全に解消されたことは、管理部門にとって極めて大きな成果です。

アンケートで「迷い」を排除し、満足度90％超への挑戦

同社の取り組みの真骨頂は、導入後の「定着に向けた飽くなき改善」にあります。利用者の利便性を追求するため、毎月入社者にアンケートを実施。システム利用の難易度について「非常に簡単」「簡単」の回答合計で90％超えという高い目標を掲げていました。

「振込口座のルールが分かりにくい」「住所入力の全角・半角指定に手間取った」といった具体的な指摘が届けば、即座に給与担当者と連携して「COMPANY」に情報を登録する入力画面上に注意書きを追記したり、入力補助機能を微調整するなど、ユーザーの「迷い」を徹底的に排除。こうした地道な改善を積み重ねた結果、2025年12月には、ついに満足度90％超という目標を達成しました。

今後の展望雇用ライフサイクル全般の電子化へ

今回の成功を受け、同社は2027年入社の高卒採用への利用対象拡大や、グループ会社へのさらなる展開を見据えています。入社手続を入り口として、契約更新や退職手続など、あらゆる雇用ライフサイクルの電子化を推進する方針です。

草積様：
ヤマハ発動機ビズパートナー株式会社は、これからも「人と企業を躍動させるコーポレート・エンジン」として、デジタルの力を最大限に引き出し、グループ全体の事業競争力強化に貢献し続けたいです。

 

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