新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務/テレワークはここ数年で広く浸透しました。柔軟な働き方が広がることはよい面も多い一方で、従業員の生産性が向上されなければビジネスを発展させることは難しく、エンゲージメントを著しく下げてしまう要因にもなり兼ねません。
会社の発展と従業員のエンゲージメントの両面を考えなくてはいけない人事担当者の方は、今後も在宅勤務/テレワークを継続させるかどうか日々頭を抱えていることと思います。
本記事では、在宅勤務/テレワークにおいても通常の業務を滞りなく達成するために有効なポイントを5つ挙げ、いかにして目が届かない従業員の生産性を向上するのかをご紹介します。
目次
- そもそも「生産性の向上」とは？
- 在宅勤務/テレワーク下で生産性を向上させるための5つのポイント
-①チームでの明確なルール設定
-②業務の透明化と進捗管理の徹底
-③コミュニケーションの活発化
-④ペーパーレス化
-⑤勤怠管理と評価制度の見直し
- 生産性向上につながる在宅勤務/テレワークを
そもそも「生産性向上」とは？
まず、業務の中でもよく耳にする「生産性」という言葉。企業における生産性とは、「投入した経営資源（人や時間等）」に対して、「どれだけ効果や成果が生まれたか」を示す指標です。
計算式としては、「生産性＝産出(output)÷投入(input)」で表すことができ、「投入(input)の縮小」もしくは「産出(output)の拡大」によって実現します。
本記事における生産性は、従業員の労働生産性を意味しているため、いかにして1人あたりの成果を高めるか(労働による成果÷従業員数)、という前提で話を進めていきたいと思います。
在宅勤務/テレワーク下で生産性を向上させるための5つのポイント
では、どのような労働環境を作り出せば、在宅勤務/テレワーク下でも生産性を下げずに働くことができるのでしょうか。
ここでは、生産性を向上させるための5つのポイントについてご紹介します。
①チームでの明確なルール設定
在宅勤務/テレワークをしながらも、適切な時間管理をするには、チームごとにルールを設けることがおすすめです。
たとえば以下のようなものが挙げられます。
・各チーム内で規定の業務時間を設ける
・業務の予定や日報を日々共有する
・勤怠の提出頻度を月次から週次へ短くする
普段からフレックス制のような柔軟な勤務体制を整えている企業であれば、コアタイムを活用することも
おすすめです。
また、業務予定の共有および日報の提出も、在宅勤務/テレワークにおける自己管理および従業員同士の勤怠状況の共有には有効な手段の一つとなるでしょう。従業員同士ではお互いの行動予定はそれほど明確に把握していないことも多いですが、業務予定や日報を高い頻度で共有することで把握出来るようになります。
その結果、在宅勤務/テレワーク中であっても、業務に関する相談をするための時間設定が容易になったり、生産性の向上にも繋がります。
打刻時間とは別に勤怠実績を提出するよう定めている企業では、提出タイミングを月次から週次に変更するよう義務付けることも有効です。週次ごとに勤怠実績を提出することで、実労働時間が所定外労働時間および法定外労働時間に対してどれくらいで上限に達するかを社員自身が把握出来るため、業務の見直しにも繋がります。
②コミュニケーションの活発化
在宅勤務/テレワーク下での業務におけるコミュニケーション不足は、チーム内での連携が上手く取れない、聞きたいことが聞けず業務が滞る等、生産性を下げてしまう大きな要因になりかねません。
それぞれが異なる場所で働き、Face to Faceのコミュニケーションが取りづらい状況では、定期的な1on1のように積極的にコミュニケーションの場を確保することはもちろん大切ですが、ITツールの活用も検討が必要です。
たとえば、社内SNSやチャットツール、バーチャルオフィスツール等が挙げられます。これにより、従業員同士が気軽に連絡を取りあい、声掛けできるような環境も整えられ、WEB会議ツールで相手の顔を見ながら密なコミュニケーションをとることもできるようになります。
様々なITツールを上手に活用することが社内外のコミュニケーションを円滑にする鍵となり、生産性の向上につながるでしょう。
③業務の透明化と進捗管理の徹底
通常の勤務体制とは異なり、在宅勤務/テレワーク中はタスク進捗の共有工数が掛かると感じる方も多いのではないでしょうか。
本来、出社時であれば不必要な工数ですが、在宅勤務/テレワークをしながらその工数を減らすためには、出来る限り業務の進捗状況を透明化し、チームメンバー全体で管理することが大切です。
これは、各ファイルの共有だけに留まらず、積極的にツール内のコメント機能や編集提案機能等を活用することで、業務における共有漏れや認識の齟齬を防ぐことができます。
またチャットツールと連携をすれば、ファイルの更新情報をチーム内へのメール通知のみならず、ツール上で自動共有することもできます。これにより、チームメンバーが「タスクの進捗が更新されていたことに気付かなかった」といった事態も防ぐことが出来るでしょう。
しかし、一度に担当する業務は複数というのが通常かと思います。
抱える業務量が増えるとタスクの着手自体に漏れが生じてしまうのは、人である以上仕方がない事です。
業務の漏れを出来る限り回避するために、表計算ソフトでタスク管理表や簡易的なWBS（Work Breakdown Structure）等を作成することが通常かとは思いますが、固有のタスク管理ツールを利用する事も生産性の向上には有効です。
上記のツールには、知名度が高いながら無償提供をしているものもありますので、様々なツールを比較して利用を検討してみてはいかがでしょうか。
④ペーパーレス化
日本企業において、出社が必要な業務の代表的な例に「捺印が必要となる書類の提出」が挙げられます。
ぺーパーレス化をすると、単純に従業員の申請工数を下げられ、紙の受け渡し作業によるタイムラグや電話での修正内容確認等、運用コストを削減することができ、管理部門の生産性向上にもつながります。
一部大手企業が印鑑廃止に取り組んでいることが話題になりましたが、劇的に改革を進めていくのは難しいのが現実です。予算や人材の不足、文化の壁などペーパーレス化に踏み切れない理由は様々ですが、世の中の変化や今後の法改正等へスムーズに対応するためにも、長期的な目線でペーパレス化のメリットとデメリットを整理してみてはいかがでしょうか。
⑤勤怠管理と評価制度の見直し
在宅勤務/テレワークにより勤務態度がまわりから見えにくくなることは、自己管理力の低下や評価に対する不満足感に繋がります。
そのため、出社時の勤怠管理と評価制度をそのまま利用するのではなく、在宅勤務/テレワークに適した形へ見直すと生産性の向上につながるでしょう。
具体的には、在宅勤務/テレワーク中の勤怠管理には、出社と退社の打刻時間をどのような場所でも正確に管理できる勤怠管理システムの利用が有効です。
ただ、出社時と異なり、従業員の姿が見えない中では以下のケアも大切です。
・隠れ残業が発生していないか
・業種上やむを得ず出社している従業員の精神的負担が大きくないか
評価制度においては、勤務態度より成果に重きを置く形とし、できるだけフラットなしくみにするといった検討も必要となるでしょう。
なお、システム導入の上で念頭に置かなくてはいけないことがセキュリティ面です。
勤怠管理システムの導入然り、在宅勤務/テレワーク下では、特別に私用パソコンでの業務を許可している企業もあるかと思いますが、使い方を誤るとセキュリティ事故を起こしてしまう可能性があります。
こうした事態を避けるべく、新しいツールやシステムの検討が活発になる前に、社内のセキュリティ担当者へ相談できる窓口をWeb上で準備しておくことが必要です。
企業に必要なセキュリティ管理についてはこちらの記事で3回に分けて紹介していますので、興味のある方は読んでみてください。
生産性向上につながる在宅勤務/テレワークを
今後も在宅勤務/テレワークを継続しつつ、従業員の生産性を向上するためには、今回紹介した新たなツールやシステムの活用が必要不可欠です。
できる限り従業員の業務・勤務状況を正確に把握・管理し、従業員同士が心地よく働く環境を整えるため、上記で挙げた5つのポイントに沿って自社にあった方法を検討してみてはいかがでしょうか。
