人事部の在宅勤務/テレワークを推進! 雇用契約手続きを電子化する方法とは

人事部の在宅勤務/テレワークを推進! 雇用契約手続きを電子化する方法とは

公開日 2021年3月11日
更新日 2021年4月15日

在宅勤務やテレワークも定着しつつある中、オフィスへの出社回数の減少に伴い、紙を利用した業務をオンラインで実施できるよう、業務プロセスの見直しを行った企業も多いのではないでしょうか。
今回は、人事部門における代表的な紙業務のひとつ、「雇用契約」にまつわる業務を電子化することで、ペーパーレス手続きを実現するシステム「COMPANY 雇用手続管理」の機能をご紹介します。
 

 

目次

雇用契約を電子化するメリット
「COMPANY 雇用手続管理」3つの特長
大手法人ならではのグループ会社利用における注意点
大企業の雇用契約を電子化するならCOMPANY

 

雇用契約を電子化するメリット

書類の配布・回収・管理が不要に

雇用契約に関連した入社手続きを電子化する最大のメリットは、オンライン上で内定者とのやり取りから必要書類の提出までを完結することによって、従来の、書類の印刷・郵送・回収・保管管理といった業務の効率化が可能になることです。

人事の方の在宅勤務/テレワークといったニューノーマルな働き方の推進においては、ペーパーレス化を実現し、出社機会を減らすこともひとつのポイント。雇用契約手続きを電子化していない企業の方は、これを機に電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
 

 

「COMPANY 雇用手続管理」3つの特長

「COMPANY 雇用手続管理」は、正社員・パート/アルバイト社員・派遣社員等の雇用形態や新卒・中途採用といった採用種別を問わず、入社される方の手続きをWeb上で行うことができます。昨年5月にCOMPANYシリーズに加わったクラウドシステムです。

雇用契約のみならず、マイナンバー等の各種個人情報提出も電子化することで圧倒的な業務効率化を実現します。

 

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1.入社に関する手続きがオンライン上で完結

雇用契約書をはじめとする書類作成から、同意・署名の取得、入社に必要な情報や書類収集までをCOMPANYのシステム上で行うことで、紙を廃止し完全ペーパーレスでの手続きを実現できます。

 

▶Point メール作成時間を削減!ワンクリックで手続き依頼メールを送信

通常、内定者との連絡はメールで行うことが多いですが、入社手続きの依頼メールをCOMPANYのシステム上からワンクリックで送信することが可能です。複数の内定者への一括送信も可能なため、別途メールを作成し送信する手間が省けます。

書類の送付と違いリードタイムが少ないので、内定者がすぐに手続きを開始して雇用契約締結に進められる点が、パートやアルバイト等の採用で他社への流出を防ぐ上でのメリットのひとつです。

 

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内定者のプロファイル画面

 

▶Point 提出漏れを防止!ナビゲーション機能で個人ごとに必要な書類を自動判別

雇用契約書以外にも、内定者に対して連絡先・学歴・職歴・家族・技能資格等の個人情報や、振込口座、マイナンバー等の情報のほか、年金手帳や住民票のコピー等、様々な情報とファイルをオンライン上で提出してもらうことが可能です。

その際に、ナビゲーション機能を利用し、採用区分・扶養家族の有無・年齢・前職等に関する質問にチェックをしてもらうことで、内定者の属性に応じて提出すべき書類を自動判別します。人によって異なる必要書類を正しく案内できるため、提出漏れや問い合わせの増加を防ぎます。

 

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スマートフォンからの個人情報入力画面
 

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ナビゲーション画面

 

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2.電子署名機能で雇用契約もオンラインで完結

雇用契約内容の確認から契約内容の同意に至るまで、すべての手続きをオンライン上で完結。電子署名を利用することで、契約書の印刷・郵送が不要になります。

また、雇用契約書だけでなく、機密保持誓約書のような各種誓約書にも対応しているので幅広くペーパーレス化の実現が可能です。

 

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スマートフォンでの電子署名画面

 

▶Point 送付間違い防止!雇用契約書フォーマットは内定者に応じて自動判別

グループ会社や店舗ごとで異なる契約書を利用している場合も、内定者には所属や雇用形態に応じた雇用契約書が提示されます。そのため、従来担当者が行っていた個人ごとの契約書の判別や郵送作業が不要となり、送付間違いも防げます。

 

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契約書レイアウト編集画面

 

▶Point 会社をまたいだ同意にも対応

契約内容の同意(承認)が会社や所属をまたぐケースにも、複数会社の組織情報を管理することで対応可能です。
※「COMPANY 人事・給与」の利用を前提とした場合

 

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3.進捗管理もCOMPANYに集約、表計算ソフトでの管理が不要に

書類の提出状況や内定者とのコンタクト履歴は、表計算ソフト等で管理されることも多いですが、人事担当者用のダッシュボードでは、システム上で手続きの進捗や、残っているタスクを一画面で確認できます。

 

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ダッシュボード画面

 

また一括処理機能によって、同時期に多数の内定者が発生する大手法人での負荷を軽減することも可能です。

 

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一括ステータス変更画面

 

▶Point 提出漏れ防止!自動リマインド機能

提出期限が迫っているにもかかわらず未提出書類が残っている内定者には、システムから自動でリマインドメールを配信することが可能です。提出漏れを防ぐための督促業務を効率化します。

 

▶Point 内定者の検索機能も充実

進捗確認の際には、「未提出」「提出中」「締切日超過」等のステータスでの絞り込みや、会社や所属、雇用形態、採用種別等の様々な情報を基にして対象者の抽出することが可能です。

電話やメール等で内定者に提出状況を確認した場合も、連絡履歴を画面上にメモとして記録できるので、別途表計算ソフトでリストを作成し、進捗を管理する必要がなくなります。

 

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コンタクト履歴を管理

 

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大手法人ならではのグループ会社利用における注意点

グループ会社が多数存在する大手法人では、シェアードサービスセンターやシェアード会社等で一括して雇用時の手続きを行うこともあります。

この場合、システムを入れてみたものの、

 ・担当者が扱う会社や所属に対し、細かな権限設定ができない
 ・会社ごとのマスタが持てず、システム外に別のデータベースを用意して管理しなければならない

といった課題が発生したケースもお伺いします。

COMPANYシリーズはグループ会社管理を前提とした機能を多く備えています。また、150社を超えるシェアードサービスセンターでの利用実績に基づき、雇用手続きの領域においても大手法人のニーズを基にきめ細やかな機能を保持していることも特徴です。


▶Point 組織図管理により、細かな権限設定でセキュリティーを担保した運用が可能

グループ会社それぞれやシェアードサービスセンターで同じシステムを利用する場合、マスタ情報についても会社や所属、シェアードサービスセンターそれぞれで閲覧/編集権限を分ける必要性があります。

「COMPANY 雇用手続管理」では組織図を保持することで、細かな権限管理や承認のワークフロー設定が可能です。組織改編時にも、雇用手続管理側へと組織図情報を連携することができ、メンテナンスの負荷を軽減します。
※「COMPANY 人事・給与」の利用を前提とした場合
 

▶Point グループ利用でも会社ごとのマスタ管理が可能

グループ各社で利用する人事項目やマスタ名称が異なる場合にも、会社ごとのマスタを設定し、それぞれの会社マスタに対して必要な情報を収集することができます。最終的には人事マスタへの連携が可能です。
※「COMPANY 人事・給与」の利用を前提とした場合

 

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大企業の雇用契約を電子化するならCOMPANY

雇用契約に関する手続きをメインに紹介してきましたが、今後は雇用契約だけでなく、契約更改にも対応予定です。
「COMPANY」は企業環境の変化に対応するための標準機能の強化を、追加コストをいただかず、定額保守料の範囲内で行うことで大手法人の働き方改革・ITコストの見える化に貢献いたします。


働き方の変化に伴い、見直しが迫られる業務は多数存在すると思いますが、雇用契約の電子化をきっかけにペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。


本記事が皆様の検討のお役に立てる情報となれば幸いです。

 

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